Het blijft een vreemd fenomeen; je bent bezig in je erp-, zis- of facturatiesysteem en wilt een bestand met vertrouwelijke data veilig delen, want AVG-compliant. In veel gevallen moet je dan uit de business applicatie en Outlook of een andere mailclient openen om het bestand versleuteld te versturen. Behoorlijk omslachtig, niet?
Vanuit de voortschrijdende bewustwording als het gaat om veilige informatiedeling confirmeren veel mensen zich ongetwijfeld aan de noodzakelijke omweg van bestand opslaan, openen e-mailclient, bestand toevoegen, versleuteling toevoegen en versturen. Het is vergelijkbaar met de omweg die een document maakt wanneer het ondertekend retour gemaild moet worden en je het gescande en ondertekende stuk uit een mapje op de server moet vissen om het terug te mailen. Van harte gaat dat echter allemaal niet, in Nederland geldt nog steeds dat gebruiksgemak prevaleert boven veiligheid.
Outlook vaak centraal
Organisaties zoeken continu naar gebruiksgemak en automatiseren delen van processen door hun business applicaties te koppelen aan andere systemen. Een goed voorbeeld is het declaratiesysteem van een zorgverzekeraar. Voorheen moesten de medewerkers handmatig de gegevens over de behandelingen en de vergoedingen van de verschillende ziekenhuizen vanuit een spreadsheet in een e-mail kloppen en deze versturen naar de financiële afdeling van elk ziekenhuis. Dat betrof een aanzienlijk volume aan documenten met allemaal dezelfde structuur. Dankzij een koppeling tussen het declaratiesysteem en het e-mailsysteem is dit proces nu grotendeels geautomatiseerd en worden er vele uren werk bespaard.
In het bovenstaande voorbeeld was de winst evident; er waren minder fte nodig voor dezelfde taak. Dit leverde voldoende argumenten op om de koppeling te maken. Toch zijn dit soort efficiënte oplossingen lang niet altijd beschikbaar. Dat heeft ermee te maken dat mensen bij e-mailen vaak Outlook centraal stellen. Nu beveiliging steeds belangrijker wordt bij het versturen van e-mails en bestanden, wordt de procedure complexer en vermoeiender. Veiligheid kost tijd, is de heersende gedachte. Het vervelende is, dat veel business applicaties, die gebruikt worden voor dagelijkse taken, niet beschikken over een geïntegreerde mogelijkheid om veilig om te e-mailen.
Medewerkers op verkoopafdelingen, hr, in ziekenhuizen blijven dus maar zuchtend en steunend volharden in de ‘toeristenroute’. Tenzij de leverancier van de business applicatie óf die van de e-mailbeveiligingsoplossing een connector beschikbaar stelt die het mogelijk maakt om direct vanuit de applicatie beveiligd informatie te delen. Met de hulp van deze standaard verbinding kan afgedwongen worden dat bepaalde mails altijd beveiligd verstuurd worden zónder dat de gebruikers hiervoor uit het erp-systeem, document management- of zis hoeven te gaan en hun Outlook moeten openen. Dit zou bijvoorbeeld gelden voor e-mails met daarin de bloedwaarden van een patiënt. Voor artsen is het pure tijdswinst wanneer ze deze informatie direct vanuit hun werkscherm in het zis kunnen versturen, zonder naar Outlook te hoeven switchen. Het is dus zaak om veilige e-mail direct vanuit de bron te kunnen versturen. Dat is pas echt gebruiksvriendelijk in plaats van Outlook aan te passen.
Op dit moment zijn er slechts in beperkte mate connectoren beschikbaar om business applicaties te koppelen aan e-mailbeveiligingssoftware, terwijl het aantoonbaar veel voordelen oplevert qua productiviteit en het terugdringen van de kans op fouten. Het belang van deze slimme, korte lijntjes zal, vanwege de toenemende digitalisering van processen, toenemen. Toeleveranciers én klanten verwachten een geautomatiseerde orderverwerking, inclusief directe orderbevestiging, leveringsbevestiging én een factuur in de mailbox. Softwareleveranciers zullen daarom hun verantwoordelijkheid moeten pakken en het marktpotentieel moeten zien van de verdere integratie van business- en beveiligingsoplossingen. Op deze manier gaan veiligheid en gebruiksgemak hand in hand.
