Als je organisatie naar Office 365 verhuist of van plan is dat te doen, zijn er verschillende aandachtspunten om rekening mee te houden. Na de migratie wil je bijvoorbeeld dat je eindgebruikers het optimale uit deze nieuwe omgeving halen en idealiter dat ze er al hun shadow-it- tools mee vervangen. Vier stappen helpen hierbij.
Het kan bijzonder lastig zijn om een Office 365-migratie binnen een organisaties te begeleiden. Je bent immers vaak zowel verantwoordelijk voor de operationele migratie als het trainen en motiveren van medewerkers om met het nieuwe platform te gaan werken. Als je daarnaast ook nog de opdracht hebt om het gebruik van shadow-it te elimineren, dan sta je voor een moeilijke uitdaging. Om dit iets makkelijker te maken, zijn hier vier belangrijke stappen om dit proces te vergemakkelijken.
Stel een migratie-framework op. Wanneer je zover bent om met je Office 365-migratieproject beginnen, dan is de eerste stap ervoor te zorgen dat je alleen datgene migreert wat je echt nodig hebt. Zorg ervoor dat je goed op de hoogte bent van de inhoud, waarde en het gebruik van alle beschikbare gegevens, zodat je die uiteindelijk zo snel en efficiënt mogelijk kunt verplaatsen. Vervolgens kun op basis van het onderstaande migratie-framework een plan opstellen om de uiteindelijke migratie zo soepel mogelijk te doen verlopen. Door dit proces te doorlopen en te testen, beperk je de risico’s van de migratie en garandeer je dat enkel de noodzakelijke gegevens in de nieuwe omgeving terecht komen.
Hanteer proactieve governance. Eenmaal in je nieuwe Office 365-omgeving wil je er zeker van zijn dat je medewerkers geen beroep meer doen op shadow-it-oplossingen voor hun werkzaamheden. Dit betekent dat je ze zoveel mogelijk toegang moet geven tot de nieuwe tools binnen Office 365, maar daarbij moet je er wel voor waken dat dit op een beheerste manier gebeurt. Dat doe je door een proactief governance-plan te hanteren, waarmee je werknemers een standaard en consistente dienstverlening biedt.
Denk er bijvoorbeeld over na hoe het creëren van nieuwe teams in zijn werk zou moeten gaan. Mogen werknemers dat zelf doen, of moet dat via een aanvraag- en goedkeuringsproces verlopen? Hoe ga je om de beschikbaarheid en bewaartermijn van gegevens, zowel vanuit operationeel oogpunt als qua wet- en regelgeving? En hoe zorg je ervoor dat je verouderde of overtollige teams met enige regelmaat opgeschoond en verwijderd worden?
Door dit alles op te nemen in een proactief governance-plan, zorg je voor administratieve efficiëntie, en het biedt onder andere de mogelijkheid om de adoptie van de nieuwe online samenwerkingstools te monitoren.
Adresseer de bedrijfsbehoeften. Verandering is onvermijdelijk, maar binnen organisaties staan werknemers er zelden voor open. Medewerkers naar een nieuwe it-omgeving verhuizen, stuit vrijwel altijd op weerstand. Maar dat hoeft natuurlijk niet per se zo te zijn.
In het geval van Office 365 is het belangrijkste dat je aan eindgebruikers demonstreert hoe deze nieuwe omgeving ze bij hun zakelijke werkzaamheden gaat helpen. Kunnen ze er efficiënter mee werken? Worden hun gegevens veilig opgeslagen? Vereenvoudigt het de communicatie met collega’s, zodat ze niet meer door eindeloze e-mailconversaties hoeven te scrollen?
Door deze voordelen voor werknemers zo duidelijk mogelijk te belichten en met ze te communiceren, kun je als organisatie geleidelijk het gebruik van nieuwe it-oplossingen stimuleren, en daarmee uiteindelijk de productiviteit verbeteren.
Identificeer en elimineer shadow-it. Het is belangrijk voor organisaties om niet alleen een proactieve governance-aanpak te hanteren, maar datzelfde te doen voor het elimineren van shadow-it. Stel jezelf de vraag welke pijnpunten ervoor zorgen dat medewerkers andere it-tools gebruiken dan de officiële bedrijfsmiddelen. Als beheerder moet je ervan uitgaan dat er een probleem is met de geboden oplossingen of met de communicatie en training er omheen. En je moet vervolgens bereid zijn dit probleem op te lossen.
Om de shadow-it-problemen te identificeren, moeten beheerders met de leiding van de organisatie in gesprek om bloot te leggen waar de hiaten zitten en waarom eindgebruikers alternatieve oplossingen gebruiken. Vervolgens moet er training en ondersteuning op het Office 365-platform gegeven worden, en er moet een feedbackkanaal zijn waarmee werknemers eenvoudig terecht kunnen met hun vragen en opmerkingen.
Grijp nu in
Dit zijn wat mij betreft de vier belangrijkste stappen die je als organisatie kunt nemen om shadow-it-oplossingen uit te bannen. Bij elke organisatie zal dit echter verschillen in de specifieke toepassing. Gartner schat echter dat meer 40 procent van de software uitgaven binnen bedrijven in alle industrieën onder shadow-it valt. Er valt dus nog heel veel te verbeteren op dit gebied.
