We kunnen maar van twee dingen écht zeker zijn in het leven: de dood en belastingen. Betekent dat dat boekhouders en accountants dan maar genoegzaam achterover mogen leunen? Wel neen, ook in hun sector heeft de digitalisering genadeloos toegeslagen en moeten ze zich aanpassen. Bij de ene lukt dat al beter dan de andere.
Eerst het goede nieuws: uit een enquête van softwareontwikkelaar Sage blijkt dat ongeveer 90 procent van de boekhouders en accountant ondertussen beseft dat er een stevige digitale cultuurverandering bezig is in hun sector. Dat is veel, maar het betekent ook dat nog altijd tien procent van de kantoren ligt te slapen.
‘Een andere evolutie is dat de driver van die digitalisering vroeger vooral bottom up gebeurde’, zegt Alex Dossche, managing director van Sage Benelux. ‘Dat betekent dat het vooral klanten druk op de ketel zetten en digitale tools bij hun boekhouder willen zien. Die drive is er nog altijd, maar ondertussen zien we ook bij de accountants zelf die evolutie. Ook hier is er een generatiewissel gebeurd: er komen millennials aan het hoofd van de kantoren te staan en zij hebben die tools al van in hun jeugd in de vingers.’
Van kolom A naar kolom B
Een van de belangrijkste gevolgen van de digitalisering is alvast dat de kern van het boekhoudersberoep aan het veranderen is. Vroeger was een boekhouder vooral iemand die cijfertjes uit een kolom op document A invulde in een kolom op document B en dan aan het rekenen sloeg. Tegenwoordig komt er veel meer bij kijken. ‘Van een pure number cruncher is de boekhouder geëvolueerd naar een soort business consultant’, zegt Dossche. ‘Meer en meer klanten verwachten op elk moment gericht financieel advies op basis van actuele cijfers. En dus moeten de boekhoudkantoren zich daaraan aanpassen en evolueren.’
Ook bij het accountantskantoor HLB ziet men de bui al een tijdje hangen. ‘Ik zie op alle vlakken een stevige, digitale koerswijziging in de sector’, zegt belastingconsulent Tom Coussement. ‘Ja, het klopt dat er hier en daar nog achterblijvers zijn, maar dat worden toch uitzonderingen. Wat je soms nog wel ziet, is dat sommige kantoren zich vol goede moed op het digitaliseringsproces gooien, maar het niet doorzetten en er na een tijdje de brui aan geven. Hoe dat komt? Tja, ik vermoed dat de stevige investering in it daar wel iets mee te maken heeft. Voor kleinere kantoren is zoiets niet evident.’
Bij HLB zelf is de volledige flow binnen het kantoor al enkele jaren quasi helemaal digitaal, zegt Coussement. ‘Van papier naar Excel naar volledig digitale dossiers, zo kan je je het nog het best omschrijven’, zegt hij. ‘Klanten krijgen nu een eigen portaal ter beschikking waar ze in real time al hun belangrijke cijfers kunnen raadplegen in een dashboard. Vroeger kreeg een klant bijvoorbeeld een keer in de drie maanden zicht op zijn cijfers, tegenwoordig heeft een financieel directeur een wekelijkse basis om zijn beslissingen te nemen. Nu pas op, alles aan de computer overlaten lukt nog niet. We moeten hier en daar nog steeds manuele interventies doen. Veel hangt bijvoorbeeld ook af hoe de klant zijn facturen doorstuurt. Het aantal klanten dat dat op papier doet, daalt, maar ze zijn er nog. Wij proberen hen daarin te stimuleren, het is in hun eigen voordeel.’
Heel die evolutie heeft het werk van de boekhouder flink op zijn kop gezet, erkent ook Coussement. ‘Puur cijfers afleveren is minder belangrijk geworden. Het gaat het tegenwoordig om wat er achter die cijfers zit. Vroeger zagen we een gemiddelde klant een of twee keer per jaar om zijn toestand te bespreken. Tegenwoordig hebben we klanten die een keer per maand langskomen om alles te overlopen. Zij willen veel korter op de bal spelen.’
Meedenken met de ondernemer
Ook Mirjam Vermaut, Ondervoorzitter van de BIBF (het Beroepsinstituut van Erkende Boekhouders en Fiscalisten) erkent dat het beroep helemaal anders georganiseerd is dan vroeger. ‘De titel ‘boekhouder’ dekt al lang de lading niet meer’, zegt ze. ‘Accountancy is ruimer dan alleen boekhouden. De workload van een boekhouder wordt ook aanzienlijk verlicht in vergelijking met vroeger, omdat voor het repetitieve, het lopende-band-werk, de input van gegevens, nu de hulp krijgen van de computer. Die vrijgekomen tijd is meer dan nodig om de cliënt-ondernemer te begeleiden tijdens zijn ondernemerschap. Zij zijn inderdaad veeleisender geworden en bovendien verandert ook de wetgeving om de haverklap. Tegenwoordig denken wij mee met de ondernemer. Niet alleen op boekhoud- of fiscaal vlak, maar ook op sociaal vlak, bij hr, it, marketing…noem maar op.’
De meeste kantoren die digitaliseren kiezen voor een oplossing in de cloud, zegt Vermaut. ‘Ik hoor in mijn omgeving dat online boekhouden vooral gebeurt via een abonnement en mét helpdesk. De keuze van software is voor iedereen subjectief.’ Vermaut waarschuwt daarbij wel voor vendor lock-in. ‘Eenmaal gekozen is het niet makkelijk meer om te veranderen. De contracten zijn afgesloten en voorzien veelal schadevergoeding indien het kantoor er vroeger wil uitstappen. Een overstap van een boekhoudpakket naar een ander gaat mogelijks ook gepaard met een extra transferprogramma‘s die kostelijk kunnen zijn. En last but not least: elke stap naar ‘optimaal’ gaat onvermijdelijk gepaard met enige vorm van opleiding.’
Opleiding is inderdaad noodzakelijk, maar de drang naar real time cijfers en meer inzichten begint stilaan ook in het rekruteringsbeleid van de boekhoudkantoren door te sijpelen, zegt Alex Dossche. ‘Ik zie dat ze meer en meer buiten hun traditionele domein gaan rekruteren. Ze beginnen ook it’ers, developers en consultants aan te werven. Als je nieuwe diensten wil gaan aanbieden moet dat ook. Tegelijk vind ik dat de opleidingen nog veel te traditioneel zijn en stevig te kort schieten in het digitale. Studenten trekken soms grote ogen als ze voor de eerste keer in een kantoor terechtkomen. Natuurlijk moet de basis blijven: elke boekhouder moeten weten wat debit en credit is. Maar het beheren van klantendossiers en het verwerken van data in een dashboard wordt eigenlijk even belangrijk. De opleidingen zullen zich dus moeten aanpassen.’
Afwachtende houding
Over enkele jaren, als technologieën als kunstmatige intelligentie (ai) en machine learning gemeengoed zijn geworden in de kantoren, zal dit nog veel meer spelen, meent Dossche. ‘Traditioneel neemt de accounting-sector vaak een afwachtende houding aan’, zegt hij. ‘Zo zullen veel kantoren willen wachten op een standaard voor ai. Ik weet niet of dat slim is. Ik zou aanraden om er voluit voor te gaan en te beginnen met testen. Testen wil nog niet zeggen dat je het al gaat toepassen. Maar het is wel belangrijk dat je laat ziet dat je de technologie volledig omarmt.’
Ook Tom Coussement ziet het belang van ai de komende jaren toenemen. ‘Hoe het nu gebruikt wordt, is nog zéér basic.,In de komende vijf jaar zal ai almaar meer toegepast worden, dat is wel duidelijk. Almaar meer manueel werk wordt door machines overgenomen. Tegelijk denk ik wel dat de mens niet snel uit het kantoor verdwijnt. Ten eerste moet hij nog altijd de cijfers verifiëren en interpreteren en bovendien ben ik ervan overtuigd dat de meeste klanten hun cijfers nog altijd liever met een andere mens bespreken dan met een computer. Het beroep van boekhouder verandert dus wel, maar zal niet verdwijnen.’
Alex Dossche is het daar mee eens: ‘Een groot deel van het werk kan digitaal gebeuren, maar of er ook puur digitale kantoren komen, dat weet ik nog zo niet. In het zakendoen blijven de menselijke touch en empathie zeer belangrijk. En misschien maar goed ook.’
Blik in de glazen bol
Om af te sluiten: een blik in de glazen bol. Hoe ziet Alex Dossche het werk in het boekhoudkantoor-van-de-toekomst veranderen? Hij stipt vijf grote evoluties aan. ‘Tussen alle actoren (kantoor, bank, klant, overheid,…) wordt in real time informatie uitgewisseld. Pakweg facturen of bankuittreksels die op die manier elektronisch doorgestuurd worden, worden binnen de vijf minuten in de boekhouding verwerkt. Het manueel ingeven van data zal verdwijnen. Facturen zullen opgemaakt worden door machines en verstuurd worden door machines in volledig elektronische formaten. Dat gaat dus nog een pak verder dan de traditionele pdf-factuur.’
Er zullen ook proactieve alarmen afgaan als er iets misloopt of wanneer machines een patroon ontdekken dat niet logisch is. ‘Daar zal geen nieuwe code voor geschreven moeten worden: de systemen zullen dit via data zelf leren en die data zal van alle kantoren en alle klanten komen. Op die manier zullen er ook problemen kunnen opgelost worden voor ze uit de hand lopen of voor ze een probleem worden. Een fout die gemaakt wordt op vijftien januari wordt vandaag vaak pas op vijftien januari van volgend jaar ontdekt. En als je alle vier bovenstaande punten combineert: de accountant zal in de toekomst veel meer toegevoegde waarde gaan genereren en zal daar ook een hogere fee voor kunnen vragen. Als je mij vraagt: is het glas halfvol of halfleeg, ga ik voor halfvol. De toekomst is rooskleurig, maar boekhouders moeten flexibel zijn, diversifiëren en zich heroriënteren. Als ze daarin slagen, zitten ze goed.’
