Van sprekers die alleen hun slides voorlezen, demo’s die de mist ingaan tot de arme stakker die net voor de lunch zijn verhaal moet brengen. Tien clichés van it-presentaties.
Ik bereid op dit moment mijn slides en presentatie voor een kleinschalig event van vrijdag voor. Mijn laatste optreden van het seizoen. Tot voor enkele jaren zat ik aan één of twee presentaties per maand, vaak over trends in zakelijke technologie. Ik had ook een seminariereeks waar ik zowat tien keer per jaar andere sprekers verwelkomde. Daaruit leerde ik (understatement) dat niet iedereen even goed presenteert. En dat ook niet even graag doet.
Vandaag presenteer ik iets minder, maar doe het nog steeds graag. Vorige week had ik enkele dagen vrij en las ik het ‘Vakantieboek voor professionals’. Daarin stond een presentatie bullshit bingo die ik erg herkenbaar vond. Op basis hiervan, en mijn eigen ervaring, overloop ik de (totaal subjectieve) top-10 van grootste clichés bij presentaties. Lees en herken.
Cliché 1. Presentatie start niet op
Een klassieker: de presentator is aangekondigd, maar de presentatie gaat niet van start. Ofwel moet gewoon nog opgestart worden. Of verschijnt slide nummer vijftien waarbij we helemaal terug moeten.
Variant in het genre: de microfoon doet het niet (of begint keihard te piepen). En natuurlijk: de remote weigert dienst. Meestal gaf ik bij de voorbereiding mijn remote altijd even aan de volgende spreker zodat hij of zij die even kon proberen om van slide te veranderen. Sommigen reageren met ‘laat maar, ik kan dat wel’ raken on stage dan meestal niet tot slide nummer twee.
Cliché 2. Video start niet op
Videofilmpjes raken niet opgestart (opvallend hoe snel een spreker zich daar nerveus over maakt). Of gewoon: de internetconnectie werkt langs geen kanten (‘gek, want tijdens het testen deed ze het nog wel’).
De echte it-helden zijn niet zozeer de ontwikkelaars op zich, het zijn de ontwikkelaars die het aandurven om op een it-conferentie hun eigen toepassing helemaal live te komen voorstellen op basis van een internetverbinding. Murphy uitdagen heet zoiets.
Cliché 3. Daar is Einstein (of de kids)
Vaak krijgen we bij het begin (of tijdens) de presentatie een quote van één of andere grote denker op het scherm. Einstein, Gandhi, Steve Jobs of een historische Amerikaanse president. Of die quote ook echt van hem komt, durf ik wel eens te betwijfelen, maar het staat wel goed.
Sommigen beginnen hun speech met een erg persoonlijke anekdote, bijvoorbeeld van hun eigen zoontje of dochtertje. Zeker toen de Generation Y-topics goed in de markt lagen, hoorde ik die vaak. Ik verdenk presentatieopleidingen ervan om aan te sturen op een personal touch en zulke anekdotes aanmoedigen. Die zijn goed, maar ze moeten wel in het verhaal passen.
Cliché 4. De slides (vol tekst)
Bij de slides zie ik toch vaak één constante: te veel tekst. Vaak begint het al bij een gigantisch juridisch statement bij het begin van elke presentatie. Een eis van het legal department, en vooral bij beursgenoteerde bedrijven een must. Bij de echte it-presentaties gaat het dan soms over een ingewikkeld architectuur-schema.
Ook af te vinken wat betreft slides: een illustratie met een copyright logo erin. En natuurlijk: op elke slide het bedrijfslogo. Liefst zo prominent mogelijk.
Cliché 5. Daar zijn de grappen (en niemand lacht)
Humor is altijd moeilijk tijdens presentaties. In internationale context zeker. Ik heb ooit eens een vice president van EMC horen zeggen dat hun volgende bedrijfsstrategie ‘de ochtend nadien om 8AM zou starten’. Waarna hij het gezicht van de Koreaanse journaliste zag en er snel aan toevoegde: ‘Don’t worry, this was a joke.’
Ik apprecieer het wel als sprekers er wat humor trachten in te stoppen. Maar grappen slaan ofwel aan ofwel niet aan. In dat laatste geval tracht de spreker de boel nog wat te redden door telkens keihard met zijn eigen grap te lachen.
Cliché 6. Iedereen kijkt naar smartphone (en niet naar spreker)
Bezoekers zijn in pakweg tien of twintig jaar behoorlijk veranderd. Iemand die op een conferentie de speech niet interessant vindt, stapt na vijf minuten op. Onze lage span of attention uit het smartphone-tijdperk trekt zich gewoon door als we een presentatie bijwonen. We zijn er niet geduldiger op geworden. In het beste geval stappen we niet op, maar kijken we tijdens een saaie presentatie allemaal op onze smartphone.
Cliché 7. Iemand zijn telefoon gaat af (en hij neemt op)
Dit is vooral tijdens persconferenties of user conferences het geval: bezoekers die elke slide fotograferen. Ik doe dat ook wel geregeld, alleen omdat het in de praktijk niet altijd makkelijk is om nadien de slides te ontvangen (ook al worden die telkens toegezegd). Tegen de dat dat je die hebt ontvangen, moet je artikel al lang uitgeschreven zijn.
En uiteraard gaat er tijdens de presentatie ook gewoon een telefoon af. Ik maak ook steeds meer mee dat aanwezigen zo’n rinkelende telefoon opnemen en het gesprek doodleuk verder zetten.
Cliché 8. De Q&A: alles of niets
Altijd bijzonder vind ik de mogelijkheid om na de presentatie vragen te stellen (ook al doen sommigen dat al gewoon tijdens de presentatie). Soms komen er totaal geen vragen. En dan is het vaak het zelfde grapje van de spreker: ‘dan zal ik het zeker glashelder hebben uitgelegd’ gevolgd door een lachje.
Soms wordt de spreker overdonderd met vragen, zeker nadat één iemand het ijs heeft gebroken. Ook een aparte mensensoort: vragenstellers die vooral hun eigen verhaal willen doen.
Cliché 9. Timing: u heeft nog min 15 minuten
Soms is er zelfs geen tijd voor de Q&A, want op een seminar of conferentie is timing bijna altijd een probleem. De eerste presentatie begint zelden op tijd (het is ook gewoon altijd file). Je zal als spreker maar vlak voor de lunch komen, dan heb je meestal nog maar vijftien minuten tijd. Of soms erger: min vijftien minuten.
Timing zit ook in de presentatie zelf. Ik weet niet of het al wetenschappelijk is onderzocht, maar aan de eerste tien slides wordt doorgaans dubbel zo veel tijd besteed dan aan de laatste tien.
Cliché 10. Kan u nu ophouden? (en ophoepelen)
Wat doe je met sprekers die maar blijven doorgaan? Meestal gaf ik tijdens mijn seminaries een teken waarbij ik aangaf hoeveel minuten ze nog hadden: van tien tot vijf tot ophouden. Ik heb nooit een spreker van het podium moeten sleuren. Maar misschien keek ik wel streng.
Al heb ik op een conferentie ooit wel eens gezien dat de plaatselijke ceremoniemeester boos voor de beamer kwam staan waardoor de presentatie echt letterlijk in het zwart ging en de spreker mocht afdruipen. Hij was toen dan ook meer dan twintig minuten over tijd gegaan.
Kortom, elke presentatie heeft wel iets. Op naar de volgende.
