In grote organisaties is samenwerken een uitdaging. Medewerkers zijn betrokken bij verschillende projecten, krijgen veel mails en werken met verschillende tools zoals Skype, OneDrive, Trello, Dropbox en Slack. Zou het niet prettiger zijn om het teamwerk te stroomlijnen en centraliseren? In dit artikel bekijken we hoe Microsoft Teams hierbij kan helpen.
Microsoft Teams is een relatief nieuw platform binnen Office 365, dat is ontworpen voor teamwork. Verder is het een one-stop-shop, die tools biedt om te helpen bij het naleven van regels rond de AVG/GDPR.
Voor samenwerking biedt het een uniforme, vertrouwde omgeving met tools voor communicatie (chat, meetings en calls) en om documenten en informatie te vinden en delen in alle geïntegreerde Office 365-apps. Verder kan Office 365 gepersonaliseerd en uitgebreid worden via een ecosysteem van interne en externe apps, processen en devices. Als geheel biedt het platform enterprise-data-security en standaardtools voor compliance en beheer. Met Microsoft Teams worden ten slotte bestaande tools als SharePoint, Skype for Business en Ondedrive bij elkaar gebracht. Dat klinkt mooi, maar hoe overtuig je gebruikers om ermee te gaan werken?
Vóór het Teams-tijdperk
Veel medewerkers zijn uit noodzaak gewend om met veel verschillende tools te werken. Dat is niet bevorderlijk voor hun concentratie en productiviteit, omdat het bijna onmogelijk is in een lekkere werkflow te komen met al die gefragmenteerde tools en verschillende browservensters. Het brein moet steeds switchen en zich heroriënteren als je van de ene op de andere tool overstapt. En dat niet een paar keer per dag, maar vele malen. Dat gaat ten koste van de productiviteit. Het verwerken van informatie kost immers tijd en energie. Hoe vaker je van taak wisselt, hoe langzamer dat verwerken gaat. En doordat je minder gefocust bent, voer je de verschillende taken minder goed uit. Daarnaast belast je voortdurend je ‘werkgeheugen’, waardoor andere delen van het brein die cruciaal zijn bij denkwerk, niet aan bod komen.
Nieuwe manier van werken
Microsoft Teams is een one-stop-shop voor communicatie en samenwerking, en medewerkers hebben daardoor in theorie minder behoefte aan externe tools. Als ze op Teams overstappen, kunnen ze dus veel productiever werken en het vergroot bovendien de betrokkenheid bij het bedrijf en onderling. Een ander voordeel is dat Teams de wensen van gebruikers centraal stelt, uiteraard zonder de zakelijke doelstellingen van de werkgever uit het oog te verliezen. Microsoft Teams is alleen een technisch innovatief product, dat een fundamenteel nieuwe manier van werken introduceert. Het gebruik ervan vereist een culturele verandering binnen een organisatie, en een gedragsverandering van gebruikers. Ga daarom niet over één nacht ijs bij het introduceren van Microsoft Teams.
Weerstand bij verandering
Verandering binnen organisaties kan vrijwel altijd op weerstand rekenen. Over het algemeen bestaat circa 35 procent van de medewerkers uit early adopters die nieuwe technologie snel omarmen. Veel anderen hebben in hun werkende leven vaak al talloze nieuwe tools moeten omarmen, waardoor de ‘verandermoeheid’ is toegeslagen. Om de weerstand weg te nemen en een duurzame adoptie te realiseren, is een eenvoudige training niet genoeg. De belangrijkste dingen die nieuwe gebruikers zich afvragen zijn: wat heb ík eraan en het gaat nu toch ook prima? Wat schiet ik op met deze nieuwe manier van werken? Wordt het niet alleen complexer dan het al was?
Gebruikers hunkeren naar eenvoud bij het uitvoeren van hun werkzaamheden. Het is belangrijk om de gebruikers’ weerstand bij de invoer van Teams te overwinnen door quick wins te demonstreren. Laat bijvoorbeeld zien hoe je eenvoudig 24/7 met collega’s van elk continent kunt samenwerken vanaf je mobiele telefoon.
En als het erom gaat de acceptatie van nieuwe technologie bij medewerkers te vergroten, is het van het grootste belang dat gebruikers gemakkelijk het ‘juiste’ kunnen doen. Het gebruik moet dan ook zo laagdrempelig mogelijk zijn, waardoor gebruikers zonder frictie op de juiste manier gaan werken. Medewerkers willen gewoon hun werk doen, terwijl de it- en juridische afdeling kritische bedrijfsinformatie wil beschermen. Een balans hiertussen vinden is mogelijk. Het is daarom aan te raden om in verband met governance de ‘rules of engagement’ te specificeren en te automatiseren.
Bij Teams is sprake van veel selfservice. Daarbij is het belangrijk om het proces van het verstrekken van faciliteiten en permissies aan een medewerker te controleren en waar mogelijk te automatiseren. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld per ongeluk gevoelige informatie delen met externe partijen en dat wil je niet.
En wat als het project klaar is, blijft het Team dan bestaan of hoe ga je het archiveren? Wanneer dit soort dingen automatisch gebeuren is de kans op fouten aanzienlijk kleiner. Automatiseren helpt medewerkers vanzelf het ‘juiste’ te doen.
Wijs daarnaast enthousiaste medewerkers aan die feedback geven over wat wel en niet werkt en deel hun ervaringen met de anderen. Het enthousiasme van deze early adopters straalt af op andere medewerkers, wat bijdraagt aan de verandering op lange termijn. Je wilt niet dat medewerkers Microsoft Teams al na een paar dagen of weken weer opgeven. Het is daarom van belang om die verandering uitermate te faciliteren en te ondersteunen. Hiertoe heeft Microsoft zes strategieën ontwikkeld om de adoptie van Microsoft Teams binnen een organisatie zo soepel mogelijk te laten verlopen. Wie over die strategieën meer details wil horen, zoekt op internet naar bijvoorbeeld webinars gehost door Dux Raymond Sy (AvePoint) en Karuana Gatimu (Microsoft).
