Outsourcing is een concept om werkzaamheden (of delen) van het operationele beheer uit te besteden. De top vijf argumenten voor outsourcing zijn: focus op kernactiviteiten, andere partijen kunnen het goedkoper of beter, vergroting ‘span of control’, oppoetsen van de financiële balans en tijdelijke ‘off load’ van werkzaamheden. Een complexe dienstverlening uitbesteden zonder goed plan en strakke regievoering vormt wel een groot risico, er komen veel aspecten bij outsourcing aan de orde als afbakening kader, noodzakelijke veranderingen in de organisatie, cultuurverschillen en ook een service level agreement (sla).
De keuze is om alles bij één partij te beleggen of ict op te delen en bij verschillende partijen te beleggen. Naarmate delen meer worden verdeeld over verschillende partijen wordt het belangrijker de nadruk te leggen op een sterkere regievoering vanuit de uitbestedende partij. Een organisatie die in de toekomst veel wijzigingen doorvoert, kan hoge onverwachte kosten (risico) tegemoetzien indien dit niet goed in de contracten is afgedekt.
Contracten gaan vaak uit van een redelijk statische situatie en deze is voor de partij die de diensten uitvoert (de leverancier) interessant omdat zij ‘economy of scale’ met slimme inkoop kunnen combineren. Bij wijzigingen buiten de afgesproken kaders, bekend als maatwerk of meerwerk, kunnen de kosten behoorlijk oplopen. Een organisatie wordt hiermee financieel vastgepind en kan hierdoor niet snel genoeg innoveren, gebruik maken van nieuwe marktontwikkelingen en sturen op kosten.
Bij outsourcing moeten verschillende organisaties geformaliseerd gaan samenwerken. Op papier moet het werken maar de zachte (sociale) component blijk in de praktijk veel sterker dan gedacht. In de contracten worden diverse verrekenmodellen vastgelegd en een kader vastgesteld met daaraan gekoppeld een (papieren) sla. De echte kosten zitten vaak verscholen in de niet begrootte werkzaamheden zoals overleg, communicatie en het empirisch vaststellen en opbouwen van werkrelaties. De gevolgen kunnen frustratie, problemen met performance en beschikbaarheid zijn.
Trends
In het contract is een contractbeëindiging met de transitie naar een andere partij vaak niet goed opgenomen (mogelijk buiten contract). De aanloop naar een contractbeëindiging neemt hierdoor meer tijd en kosten. Outsourcing komt vaak in trends (of golfbewegingen). Bij contract-expiratie zijn er organisaties die een andere partij kiezen of ze gaan weer terug naar de eigen organisatie (insourcing) omdat deze bij nader inzien toch meer voordelen blijkt te bieden. Cosourcing kan een alternatief zijn waarbij beide partijen gelijkwaardig acteren als een team. Dit kan bijvoorbeeld bij informatiebeveiliging heel goed uitpakken. Sourcing is toch iets meer dan eenvoudig knippen en plakken.
Auteur Ronald Jansen is eigenaar van Abraxax.
Dit artikel verscheen eerder in Computable Magazine nummer 1 2019.
