Computable reikt dit jaar voor het eerst de Computable Award ‘IT Project of the Year’ uit. Voor deze prijs zijn vijf ict-projecten genomineerd. Vandaag vertelt Catherine Ossemerct, stafmedewerker bij Digipolis Gent, over het samenwerkingsplatform voor de achtduizend medewerkers van Stad Gent, OCMW Gent, Digipolis Gent en Sogent.
1. Wat is de aanleiding voor het project?
De Gentse stadsdiensten, te weten de stad Gent, OCMW Gent, Digipolis Gent en Sogent, werkten in het verleden op een versnipperde manier samen. Werknemers gebruikten meerdere intranetten, communiceerden langs uiteenlopende kanalen, beheerden documenten op netwerkschijven, SharePoint sites en Dropboxen, en probeerden hun weg te vinden tussen een wildgroei aan tools. De nood aan een centrale digitale werkplek – waar medewerkers informatie kunnen vinden, gemakkelijk kunnen samen werken en samen kunnen converseren – was groot.
2. Voor welke oplossing is er gekozen en waarom?
We kozen voor één samenwerkingsplatform en één visie op informatiebeheer. Zo creëerden we een nieuwe digitale werkplek die het mogelijk maakt om gemeenschappelijke informatie over de organisaties heen te delen én om specifieke informatie per organisatie en zelfs per team een plaats te geven. Voor de realisatie van het platform deden we een beroep op de externe leverancier OpenSesame ICT.
3. Hoe zag het traject van het project eruit?
We vertrokken van ‘Wijs Werken’, de organisatiecultuur van de Stad Gent en OCMW Gent, met als belangrijkste uitgangspunt: ‘Meer mens, meer oplossingen en minder regels’. Dat ging als volgt:
We betrokken de medewerkers al van in het begin, bij elke stap, onder de vorm van een klankbordgroep. Daarnaast schreven we een bestek om een digitale werkplek te bouwen met twee componenten: een platform waarop medewerkers kunnen samenwerken, en een document management systeem. Vervolgens gingen we van start met de bouw van de digitale werkplek, en deden dat in tandem: structuur en inhoud werden tegelijkertijd opgebouwd. Tot slot konden de medewerkers zelf een naam kiezen. Mia werd gelanceerd, en alle medewerkers kenden haar al bij haar geboorte.
4. Wat zijn de bevindingen?
Ook al is Mia al volop in gebruik, we blijven eraan werken. Dit met het doel om Mia perfectioneren en hiermee te blijven voldoen aan de noden van de medewerkers. Zo willen we de schoonheidsfoutjes die worden aangekaart door de gebruikers wegwerken. Bijvoorbeeld: verdere verbeteringen aan de zoekfunctie, meer redactiemogelijkheden binnen de groepen, beter op de hoogte blijven van wat er op Mia veranderd is. Een ander onderdeel waar we aan werken, is de implementatie van een document management systeem (dms). Dit helpt laat medewerkers via Mia samen aan documenten werken. Andere projecten zijn een chattool om de één-op-één communicatie te bevorderen en om Mia toegankelijk te maken voor externen, zodat we in onze Mia groepen ook met deze externe partners kunnen samenwerken.
5. Wat zijn de succesfactoren in het project?
Het project had meerdere succesfactoren. Zo was er een vlotte integratie van verschillende systemen, waaronder de Active Directory, werd er single sign on voor de gekoppelde toepassingen geïmplementeerd en werkten we met een gefaseerde bouw. Ook is Mia een product op maat: de homepagina bestaat uit een combinatie van algemene, overkoepelende, vaste componenten die voor alle medewerkers zichtbaar zijn, en componenten die aangepast kunnen worden naargelang de organisatie. Tot slot zorgt Mia voor centralisatie, waarbij medewerkers alle informatie op één plek kunnen vinden.
6. Wat zijn de leerpunten uit het project?
Op basis van het project hebben we zes leerpunten opgedaan. Ten eerste om met een duidelijk doel voor ogen te starten, dat je samen met alle betrokkenen bepaalt. Voor Mia was dat: informeren, samenwerken en converseren. Ten tweede is een goede partner van belang, die begrijpt waar je naartoe wilt, je de juiste technische middelen aanreikt en die mee zoekt naar oplossingen. Digipolis Gent vond die partner in OpenSesame ICT.
Een derde les is om in fases en simultaan te werken en op regelmatig te testen. Bouw de structuur en de inhoud tegelijkertijd. Zo kan je kort op de bal spelen, en snel en efficiënt aanpassingen doen. En zo vallen er later geen lijken uit de kast. Ook is het goed om vanuit een bottom-up mentaliteit te werken. Betrek je key players van in het begin, en geef hen de ruimte om hun zeg te doen. Voor Mia gaven ruim 500 medewerkers hun input.
Een ander leerpunt is om extra in te zetten op gebruiksvriendelijkheid: een goeie zoekfunctie, een aantrekkelijk en responsive design, vlotte mobiele toegang en integratie met bestaande toepassingen zorgen voor aangenaam gebruiksgemak. Tot slot moet ook change management verzorgd worden. Hou er rekening mee dat elke gebruiker uniek is, en niet iedereen even snel mee zal zijn. Zet sterk in op leidinggevenden, zodat ze kunnen dienen als motor. Werk met ambassadeurs. Investeer in opleidingen, en moedig gebruikers op een speelse manier aan, bijvoorbeeld door wedstrijden te organiseren.
7. Wat betekent een nominatie voor de Computable Award voor uw organisatie?
In 2018 won Mia de gouden vonk, de prijs voor het meest effectieve en innovatieve project in interne communicatie. Dit was een heel mooie erkenning voor al het harde werk dat eraan vooraf ging, en belichtte sterk de inhoudelijke kant van het project.
De Computable Award nominatie zet ook de andere kant van het project in het licht en benadrukt dat inhoud en structuur hand in hand gaan – ict zorgt voor mensen, en mensen zorgen voor de ict.
Een gouden vonk award voor de inhoud, én de erkenning van een gerenommeerd blad zoals Computable voor de structuur, maakt het plaatje compleet. We zijn nu nog trotser op ‘ons’ Mia dan we al waren.
