Het selecteren van een softwarepakket zoals erp of crm is geen dagelijkse bezigheid. Bedrijven lopen vast in de selectie of implementatie, omdat ze niet weten welke vragen te stellen, geen onderscheid tussen pakketten kunnen maken of omdat ze zich geconfronteerd zien met een gebrek aan afspraken over tijd en kwaliteit. Omdat deze issues relatief eenvoudig zijn te voorkomen, zeven aandachtspunten tijdens een pakketselectie.
- Creëer draagvlak
Het vanaf de start van het traject betrekken van de toekomstige kerngebruikers en proceseigenaren zorgt voor betrokkenheid en draagvlak. Pakket-implementaties zijn geen ict-projecten maar businessprojecten met een zware it-component. Draagvlak vanuit de lijnorganisatie is daarom cruciaal. Bij voorkeur blijft het projectteam de gehele selectie en implementatie bij elkaar. Hiermee blijven doelen, uitgangspunten, prioriteiten en gedachten achter eisen en wensen zoveel mogelijk bekend en overeind.
- Geoptimaliseerde bedrijfsprocessen als uitgangspunt
Weten waar het bedrijf voor staat en waar het naar toe wil, is de basis. Kijken wat er in de huidige situatie wel en niet goed gaat en de processen toetsen aan gangbare erp en lean-concepten geeft inzicht in het verbeterpotentieel. Hieruit ontstaan geoptimaliseerde processen. Het nieuwe pakket selecteren voor het ondersteunen van de geoptimaliseerde processen maakt het mogelijk het verbeterpotentieel ook daadwerkelijk te realiseren.
- Onderscheidend vermogen uit eisen en wensen
Door het destilleren van onderscheidende functionele eisen en wensen, ontstaat een meetlat waarmee pakketten met elkaar zijn te vergelijken. Met een demonstratie door de leverancier, vanuit een werkend systeem, is te beoordelen of de beschikbare functionaliteit werkelijk voldoet voor de specifieke werkwijze in de organisatie. Eerst een korte demonstatie voor het toetsen van losse functionaliteiten. Op basis hiervan is een shortlist vast te stellen. Een uitgebreide demonstratie van de belangrijkste end-to-end-processen is bijzonder effectief voor het bepalen van de best passende applicatie voor de organisatie.
- Pakket- én partnerselectie
Naast het maken van onderscheid in pakketten is het belangrijk een bewuste keuze te maken voor een implementatiepartner. Bij applicaties als Microsoft Business Central (voorheen Navision), Exact en SAP Business One leveren de partners in veel gevallen een branche-specifieke toevoeging op de standaardapplicatie. In dat geval leveren partners dus ook verschillende functionaliteiten. Bij de high-end-pakketten, zoals Microsoft Dynamics 365 en SAP S/4, is het niet ongebruikelijk eerst een platform en daarna een partner te kiezen. Bij de keuze voor een partner zijn branche-focus, culturele match en de verwachtingen ten aanzien het toekomstige partnerschap belangrijke aspecten.
- Uitgebreide offerte aanvraag
Bij de beoordeling van de offertes van leveranciers is het noodzakelijk appels met appels te kunnen vergelijken. De basis hiervoor wordt gelegd in de offerteaanvraag. Belangrijk om goed te beschrijven zijn: scope, kengetallen van de organisatie en gewenste diensten tijdens en na de implementatie. Belangrijk om uit te vragen zijn: invulling van het programma van eisen en wensen door de leverancier, een plan van aanpak voor de implementatie, cv’s van de betrokken consultants, de aangeboden beheer- onderhoudsovereenkomst (sla) en de prijzen van producten en diensten in een voorgeschreven formaat.
- Aandacht voor contractuele voorwaarden
De leveringsvoorwaarden van een leverancier zijn, niet heel verrassend, primair vanuit het belang van de leverancier opgesteld. Daarnaast zijn vaak niet alle relevante aspecten opgenomen. Een agile aanpak wordt nog weleens gebruikt om verantwoordelijkheden bij de klant te beleggen. Van een professionele partner mag meer verwacht worden dan: alle genoemde tijdlijnen en budgetten zijn indicatief.
Het is van belang dat de partner medeverantwoordelijk wordt voor het resultaat, ook zonder er direct een fixed-price-project van te maken. Hierbij is het ook van belang afspraken te maken over ontbindende voorwaarden (bijvoorbeeld bij herhaaldelijk niet live kunnen) en aansprakelijkheid.
- Proeftuin
Aan het einde het selectietraject zijn er altijd nog open eindjes en ontstaat er behoefte aan meer zekerheid. Functioneel gezien zijn er altijd onderwerpen die verder uitgediept dienen te worden om zeker te stellen dat er een werkbare oplossing komt. Daarnaast is er vanuit de leverancier een analyse nodig om de tijdlijn en het budget gestand te doen. Een proeftuinfase (proof of concept) van een aantal weken is een uitstekend instrument voor het verkrijgen van meer zekerheid. Het is aan te raden het succesvol doorlopen van de proeftuin als voorwaarde voor vervolg van de implementatie op te nemen. In de praktijk valt de proeftuin grotendeels samen met de analyse en ontwerpfase van in implementatie. Hierdoor geeft een proeftuin hoegenaamd geen extra kosten en beperkt extra doorlooptijd.
Doordachte aanpak
Bovenstaande maakt duidelijk dat een pakketselectie, naast een goed doordachte aanpak, op diverse vlakken inhoudelijke expertise vereist. De ‘inhoudelijk deskundigen’ van een organisatie zullen hier goed de tijd voor moeten nemen en ook regelmatig moeten afstemmen met de achterban. In de praktijk blijkt het wenselijk dat deze inhoudelijk deskundigen wordt gecoacht door iemand met ruime ervaring met het uitvoeren van pakketselecties en –implementaties. Het destilleren van onderscheidende eisen en wensen, het beoordelen van demonstraties en het opstellen van een offerteaanvraag en contract is specialistisch werk. Coaching op deze vlakken leidt tot het beste resultaat. Een goed uitgevoerde pakkerselectie is de ideale opstap naar een succesvolle implementatie.
Auteur Marco Schoonderwaldt is it-adviseur bij Mitopics.
