E-mail is als autorijden: iedereen denkt dat hij het kan. Helaas is dat niet zo. Zo komen de meeste datalekken, volgens de GDPR-regelgeving, voort uit het feit dat e-mails simpelweg naar de foute afzender worden verstuurd. Maar ook andere hardnekkige e-mailblunders blijven opduiken.
Het was Peter Witsenburg, Computable- expert en medeauteur van Het Grote GDPR handboek, die me dat GDPR-weetje onlangs vertelde. Peter deed het in de marge van de vakbeurzen InfoSecurity, Data & Cloud Expo in Nederland, waar ik in het Computable Café een panel over GDPR mocht leiden.
Toen dacht ik: inderdaad. Zeg dus niet grote data breach of hack, maar zeg simpelweg: verkeerd verzonden. Meestal zetten we onze waardevolle spullen (lees: data) dus gewoon zelf op straat, en komt er geen inbreker aan te pas.
Innovatie in e-mail
Rond e-mail is er de voorbije jaren nogal wat innovatie geweest. Van priority mailboxen tot de optie ‘vertraagd verzenden’, waarbij de toepassing de mail nog enkele ogenblikken vasthoudt (en u zich nog kan bedenken). En dan is er natuurlijk nog ai, want intussen schrijft Google 10 procent van onze antwoorden zelf.
Alleen zijn we zelf niet altijd even goed mee geëvolueerd. Eerst de machine, dan pas de mens blijkbaar. Zo komt regelmatig een of andere knuppel in het nieuws die zijn e-mail per ongeluk naar een verkeerde afzender stuurt (en ja: ook ik pleit schuldig). Binnen GDPR duiken die foute e-mails volop op. (om van fout verstuurde WhatsApps nog maar te zwijgen).
Top vijf blunders
Ik blijf het vreemd vinden. E-mail is hét communicatiemiddel bij uitstek, maar in veel gevallen blijkbaar een uitgelezen middel om de boel te verknoeien. Op basis van de verhalen en ervaringen van de laatste jaren en maanden distilleer ik mijn geheel subjectieve lijst van horror in de inbox. De vijf grootste e-mailfouten.:
1. Vergeten dat een e-mail voor eeuwig is. Alle dagen schrijven, lezen en versturen we tientallen e-mails. Maar die e-mails blijven voor altijd opgeslagen op een of andere server/cloud en zijn daar nog voor eeuwig op te vragen. Zeker uw mails die beledigend, ongepast of ronduit arrogant waren.
Als een Vlaamse minister, of haar medewerker, collega’s uit de regering indertijd omschreef als ‘uit teflon en beton opgetrokken karikaturen’, dan had ze moeten weten dat die woorden nooit meer verdwijnen. We kennen de blunder nog, maar waren al lang de minister erachter (Ingrid Lieten) vergeten.
2. Autocorrect. Ook deze kan behoorlijk hilarisch zijn. In privécontext is het meestal nog leuk. Ik wilde na een fietstocht ooit ‘ik ben gearriveerd’ naar het thuisfront sturen, terwijl die autocorrect er ‘ik ben gearresteerd’ van maakte. Vervelender was die zakenrelatie – een dame – die Geertje heette en mijn toestel er als aanspreking ‘Hallo beertje’ van maakte.
3. Het nieuws begraven. Ook deze heeft te maken met smartphones. Want zij – en de overdosis aan mails – zorgen ervoor dat veel lezers niet verder dan de eerste drie lijnen lezen. Belangrijke zaken zet ik daarom altijd in het begin, liefst met een duidelijk subject. Een e-mail mag volgens mij lang zijn, zolang u bulk vermijdt. Want lange e-mails werken dus niet per definitie ontmoedigend, zolang ze maar structuur hebben.
4. De vuile was buitenhangen. Interne discussies die worden doorgemaild, zijn niet alleen lastig voor de ontvanger, maar hebben soms verstrekkende gevolgen. Legendarisch voorbeeld is de ‘kan jij die vreemdeling afwimpelen’, in een mail naar een sollicitant. In die beruchte mail werd aan een 34-jarige Turk vertelt dat hij niet in aanmerking kwam voor de job. Maar de secretaresse was vergeten de interne mail, die onder het antwoord hing, te wissen. Zulke fouten zijn dagelijkse kost.
5. De mens achter de pc vergeten. E-mail blijft een communicatiemiddel tussen mensen en niet tussen pc’s. Sarcasme werkt niet via e-mail. Ik heb het geprobeerd en weet het intussen zeker. Er is heel weinig ruimte voor interpretatie, al die emoticons ten spijt. Die uiteindelijk als data breach dus blijkbaar in de verkeerde mailbox terechtkomen.
