Amper één boekhoudkantoor op acht in België werkt digitaal. Het aandeel van digitale facturen ligt zelfs nog lager: op 8 procent. Tegen 2020 moet dat de helft zijn. We spraken met accountants die wel de digitale kaart trekken. ‘Eind dit jaar gaat mijn laatste printer de deur uit.’
‘Sommige zaken staan technologisch op punt. Maar soms gaat het qua adoptie gewoon niet zo snel als je zelf zou willen. Daar moet je gewoon realistisch in zijn.’
Aan het woord is Alex Dossche, managing director van Sage in België en Luxemburg. Dossche doet deze uitspraak over de groei van business en accounting software in de cloud, maar ook over digitalisering in de accounting wereld tout court. ‘Het verschuift wel, maar traag’, erkent hij.
Weg nog lang
De cijfers lijken hem alvast gelijk te geven. Dat 8 procent van de facturen in België digitaal is: dat cijfer komt van Bart Van Coile, ondervoorzitter van het IAB. Hij liet het onlangs vallen tijdens de Exact Accountancy Summit in Brussel. In Nederland ligt percentage bijvoorbeeld veel hoger.
De federale overheid stelt, op aangeven van de Europese Commissie, dat 50 procent van de facturatie digitaal moet verlopen in 2020. De weg is dus nog lang.
Zelf inscannen
12 procent van de accountants- en boekhoudkantoren zijn grotendeels gedigitaliseerd: ze werken hoofdzakelijk digitaal. Al kan je die 12 procent in tijden van digitale disruptie ook al makkelijk als laag inschatten.
Al zijn er ook uitzonderingen. ‘Bij ons wordt 90 procent van de dossiers digitaal geboekt’, vertelt Sven Cornelis van boekhoudkantoor Acco uit Wilrijk bij Antwerpen. ‘Klanten die hun papieren willen inleveren, mogen dit zelf digitaliseren via de scanner.’
Printer buiten gooien
Een ander kantoor, Mon3aan (spreek uit: Mondriaan) uit Gavere, bedient naar eigen zeggen voor meer dan 95 procent van de klanten digitaal. Het bedrijf is digitaal begonnen en heeft, in tegenstelling tot veel andere bedrijven of boekhoudkantoren, dus geen ‘digitale transformatie’ ondergaan. ‘Als je als kantoor sneller en wendbaarder wil worden, dan staat digitalisering hierbij centraal’, vertelt Günther Van Gysegem, oprichter van Mon3aan.
Het bedrijf heeft in tegenstelling tot veel andere bedrijven of boekhoudkantoren dus geen ‘digitale transformatie’ ondergaan. Het is gewoon digitaal begonnen. ‘We hebben zelf een digitaal platform gebouwd en een aantal bestaande softwarepakketten aan elkaar gekoppeld’, legt Van Gysegem uit. Dit laat de klanten onder meer toe om hun documenten via het platform in te scannen en daar te deponeren, zoals voor hun btw-aangifte.
Boekhoudpakket
Ook andere domeinen zijn gedigitaliseerd bij Mon3aan. ‘Zo worden dagelijks de zogenaamde coda-bestanden automatisch aangeleverd. Bankuittreksels zijn hierdoor niet meer nodig. En daarnaast bieden we onze klanten de mogelijkheid om verkoopfacturen aan te maken in ons platform, en deze ook digitaal te versturen.’
Bij dit alles vormt het boekhoudpakket, volgens hem, het hart van het softwareplatform. ‘Wij gebruiken het boekhoudpakket Exact online dat open genoeg is om andere toepassingen mee te koppelen. Hieronder valt onder meer Lightspeed (kassasysteem), Teamleader (crm en projectbeheer) en Xpenditure (voor onkostennota’s).’
Wat houdt digitalisering tegen?
Mon3aan trekt die digitalisering door. ‘Wij willen spoedig onze laatste printer van ons kantoor aan de deur zetten’, ze klinkt het. Acco en Mon3aan zijn in alle opzichten early adopters. Want voor de rest gaat de digitalisering traag bij de boekhoudkantoren. En daar zijn goede redenen voor.
1. Conservatieve houding (via klanten)
Bij veel boekhoudkantoren zijn klanten gewoon geen partij voor digitalisering. ‘Het vraagt wat geduld en doorzetting om de klant te overtuigen om digitaal aan te leveren’, oppert Sven Cornelis van Acco. ‘Maar het lukt als je continu de voordelen benadrukt van dat digitaal aanleveren: een boekhouding die altijd up-to-date is en steeds correcte informatie genereert’, oppert hij.
2. Prijs van automatisering
Ook de prijs voor automatisering schrikt veel boekhouders af. ‘Vaak willen kantoren wel digitaliseren, maar hebben ze er niet genoeg geld voor over’, aldus Cornelis.
Zijn collega Günther Van Gysegem van Mon3aan geeft een inschatting. ‘We hebben zwaar moeten investeren in software. Op de tien mensen die er bij ons aan de slag waren was er één die er spreekwoordelijk bij kwam onder de vorm van de softwarekost. Software is duur. Zeker in het begin, omdat alles dan nog niet efficiënt loopt.’
3. De wetgeving
Ook de wetgeving blijkt nog een behoorlijke drempel. Die is niet altijd duidelijk. Als je dan toelichting vraagt, krijg je vaak verschillende antwoorden’, stelt Cornelis.
Van Gysegem vult aan: ‘Wij botsen nog op barrières’, erkent hij. Bij een aantal facetten van de boekhouding aanvaart de fiscus intussen de digitale variant. Bij het indienen van de bonnetjes is dit bijvoorbeeld het geval. ‘Na inscannen en doorsturen kan je je papieren bonnetjes bij wijze van spreken weggooien en de digitale versie in de cloud bewaren.
Ook verkoopfacturen zijn in principe geen probleem. Maar voor aankoopfacturen is het bijvoorbeeld veel onduidelijker. Die moet je eigenlijk zeven jaar bewaren en beschikbaar houden voor controle, en dit zowel digitaal als op papier. ‘Een richtlijn die volgens mij niet echt meer van deze tijd is.”
