Het is een understatement om te zeggen dat software de afgelopen jaren enorme sprongen heeft gemaakt. Vroeger moest je nog een systeem zoals Windows op een computer zetten door middel van tientallen floppydisks. Op dit moment download je een app in minder dan 10 seconden. Met andere woorden, de digitalisering gaat ontzettend snel, waardoor het downloaden van software niet meer alleen iets is voor it-specialisten; iedereen houdt zich daar tegenwoordig mee bezig.
Zo werden ook workflow-platformen groot aan het begin van de eeuw. Dit waren toen nog grote complexe platformen. Ze konden eigenlijk alleen gebruikt worden door een klein groepje opgeleide professionals binnen de organisatie. Na een tijdje werden nieuwe platformen geïntroduceerd met meer functionaliteiten en een makkelijkere interface zodat een grotere groep in de organisatie er gebruik van kon maken. Tegenwoordig zijn platformen door de hele organisatie aan te kopen en heel snel in gebruik te nemen, omdat organisaties in de cloud werken. Maar is het wel zo’n goede verandering dat een groot deel van de medewerkers als volleerde it-specialist en zonder toezicht software kan aanschaffen en downloaden? Ik zet hier de voor- en nadelen van de huidige workflow-platformen op een rij.
Minder maatwerk, datakoorts en beslissers
Een van de nadelen van de huidige platformen is het gebrek aan flexibiliteit en maatwerk. Workflow-platformen moeten snel en door de hele organisatie in gebruik genomen kunnen worden en dit zorgt ervoor dat er een standaard is ontworpen die voor de meeste organisaties werkt. Organisaties die ervoor hebben gekozen om hun workflow-platformen specifiek aan hun bedrijf aan te passen, merken dat dit veel werk kost. Dit komt omdat het maatwerk bij elke update van het platform moet worden aangepast of omdat leveranciers de maatwerk oplossingen niet kunnen ondersteunen.
Een ander groot nadeel van een workflow-platform is het belang van data. Wanneer er geen goede gegevens beschikbaar zijn, is de workflow behoorlijk nutteloos. Vandaar dat het afgelopen jaar een nieuw spreekwoord is ontstaan: ‘Data is het nieuwe goud’. Er is een soort goudkoorts ontstaan om zoveel mogelijk data toe te voegen aan de software om een echt data gedreven platform te creëren. Echter is het moeilijk om uit ruwe gegevens goede zakelijke beslissingen te nemen. Tot het moment dat technologieën als kunstmatige intelligentie (ai) en machine learning beter worden dan het menselijk brein, wat niet snel de verwachting is, moet de menselijke gebruiker nog altijd de gegevens bekijken en begrijpen. Wanneer een persoon niet de juiste conclusies kan trekken uit de gegevens in het platform, kunnen er verkeerde bedrijfsbeslissingen genomen worden.
Het laatste nadeel is dat de informatie die uit deze platformen gehaald wordt, versnipperd raakt door de organisatie. Voorheen waren de experts die het platform beheerden ook de personen die ervoor zorgden dat de informatie op de juiste plek in de organisatie terecht kwam. Deze it-experts kochten alle technologie voor de organisatie in en zorgde dat deze door je juiste personen gebruikt werden. Door de digitale transformatie en versnippering van de it-koopkracht is het aantal beslissers over technologie in de organisatie sterk toegenomen. Meer dan 41 procent van de technologie-uitgaven worden niet door de it-afdeling besteed. Bedrijfsmanagers nemen steeds vaker belangrijke besluiten over technologie-investeringen, wat ervoor zorgt dat de it-afdeling geen zicht meer heeft op de precieze software die aanwezig is in de organisatie en de kosten daarvan.
Voordelen
Toch heeft de moderne technologie ook veel voordelen. Ik noem er hier drie.:
De magie is voor iedereen toegankelijk. Zo is er ondanks het weinige maatwerk toch een goede standaard gevonden die voor veel organisaties werkt. En hier worden ook steeds meer nieuwe functies aan toegevoegd. Deze standaard met een duidelijk interface zorgt ervoor dat niet meer alleen dure it-specialisten toegang krijgen tot de ‘magie’ van de technologieplatformen; bijna iedereen in de organisatie kan hier gebruik van maken. Voorheen kon alleen een kleine groep it-medewerkers de rest van de organisatie voorzien van bruikbare gegevens uit de workflow-platformen, waardoor informatieoverdracht langer duurde. Tegenwoordig kunnen mensen zelf de gegevens die ze nodig hebben opzoeken. Dit zorgt er ook voor dat processen binnen de organisatie sneller kunnen worden geoptimaliseerd en klanten sneller bediend kunnen worden.
Nieuwe rol voor it. Een groot voordeel is ook dat it-specialisten die zich voorheen met de platformen bezighielden nu ingezet kunnen worden op andere vlakken. Het is algemeen bekend dat er een groot tekort is aan it-specialisten binnen bedrijven. Nu dat iedereen zijn eigen gegevens uit het platform kan halen, is er een minder druk op dit vlak voor de it-afdeling.
Een snel en doorlopend proces. Een ander voordeel van de platformen van tegenwoordig is dat het zorgt voor een doorlopend proces. Niemand in de organisatie is meer afhankelijk van de kleine groep it-specialisten die het druk hebben of een keer op vakantie zijn. Medewerkers kunnen op elk moment van de dag, de gegevens opvragen die ze nodig hebben.
Conclusie
Een modern type platform is dus nodig voor de huidige medewerker: iemand zonder it-achtergrond die snel waardevolle data uit platformen moet kunnen halen. Dit is belangrijk om nog rendabel te blijven als bedrijf. Je kunt niet meer achter de feiten aanlopen, maar moet meegaan in de sprint naar de overkant. De weg naar succes voor het beheren van workflow-platformen ligt niet alleen in technologie, niet alleen in workflows en niet alleen in data. Op zichzelf kan geen van deze het succes van de organisatie bepalen. Dit kunnen alleen de mensen doen die met de platformen werken en de juiste conclusies trekken uit de juiste gegevens.
Matt Fisher, senior vice president product strategy bij Snow Software
