Waar gaat het naartoe met de werkplek?

Welke hardware gebruiken werknemers op hun werkplek? Hoe worden die toestellen beheerd? En waar staan we in ons land met byod? Dat waren maar enkele van de topics die aan bod kwamen op de ronde tafel over ‘werkplekbeheer’ die Computable samen met Igel Technology organiseerde. Schoven mee aan tafel: Frederik Clement van TVH, Conny Van Achte van Digipolis, Bart Adriaensens van KBC, Wendy Meyers van Carrefour, consultant Sam Van Heuckelom en Jan Stroombergen van Igel.

Voor deze ronde tafel schotelden we onze deelnemers een vijftal stellingen voor (vaak gebaseerd op onderzoeken van Computer Profile) en vroegen we hen naar hun persoonlijke ervaringen en meningen.

Stelling 1: Naar een mobiele wereld?

De eerste stelling laat alvast een zeer duidelijke trend zien: hoewel desktops nog altijd dominant zijn op de werkplek is hun belang al jarenlang aan het afnemen ten voordele van laptops. Tablets en thin clients kunnen tegen die opgang maar een kleine vuist maken. ‘Bij Digipolis, Stad en OCMW Gent is die trend nog sterker’, zegt Conny Van Achte van Digipolis, ‘desktops zitten nu al onder de 50 procent, op termijn zal elke desktop een laptop worden. Hoe dat komt? Door het flexplek-werken. Bij tablets zie ik ook nog wel wat functionele nadelen, het feit dat je er geen randapparatuur op kunt aansluiten bijvoorbeeld. Met thin clients kan je dan weer geen telewerk doen.’

Ook bij TVH, de West-Vlaamse verhuurder en verkoper van machines, klinkt eenzelfde geluid. ‘Ook wij zien de opkomst van de laptop’, zegt Frederik Clement. ‘Wel niet voor iedereen, bij mensen met een vaste werkplek blijft de desktop dominant. Die is dus nog lang niet weg, al wordt hij wel steeds compacter. Wat tablets betreft: die installeren we bijna enkel bij sales-mensen om applicaties als Showpad te draaien, maar daar blijft het zowat bij.’

Bankverzekeraar KBC is zelfs bijna helemaal ‘desktop-vrij’, zegt Bart Adriaensens. ‘Van onze 25.000 machines zijn er zo’n 23.000 een laptop. De tweeduizend andere zijn apparaten die puur dienen om de business continuity te verzekeren. Daarnaast hebben we in de kantoren ook nog zo’n twaalfhonderd tablets, vooral voor demo-activiteiten en zeshonderd à zevenhonderd hybrids. Ook wij doen aan flexplek-werken, vaak hebben medewerkers zelfs geen ‘vast’ kantoor meer.’

In de Carrefour-winkels worden ook thin clients gebruikt. Dat komt omdat het bedrijf nog een legacy erp-systeem gebruikt dat op XP en Windows 2003 draait. ‘We zijn aan verschillende ingrijpende vernieuwingstrajecten bezig en proberen verschillende stappen over te slaan, ten voordele van smartphones’, zegt Wendy Meyers. ‘Zelfs de kassiersters zullen er op termijn mee uitgerust worden. Daarnaast zijn we ook aan het werken met Chromebooks waar Google Suite op draait.’

Mogen we uit het voorgaande concluderen dat de werkplek mobieler en diverser qua apparatuur is dan ooit? ‘Dat mag absoluut’, zegt Clement. ‘Er wordt niet meer geaccepteerd dat er een plek is waar men niet kan werken. Bovendien zijn er ook kwaliteitseisen over de werkplek, qua bandbreedte bijvoorbeeld. Bij de installatie van onze wifi gingen we uit van één apparaat per werknemer, maar dat is nu soms al drie per werknemer. Niet verwonderlijk dus dat het netwerk het soms niet meer kan trekken. Ook trends als SaaS werken het mobiele verhaal in de hand. Er is nog maar weinig begrip voor legacy systemen.’

‘Vroeger hadden alleen administratieve krachten de beschikking over pc’s, nu heeft ongeveer iedereen er eentje’, pikt Van Achte in. ‘Ook pakweg verpleegsters in een rusthuis. Zelfs de mensen van de Groendienst hebben ruggedized apparaten bij. Wat dus inderdaad wel investeringen in wifi meebrengt.’

Meyers: ‘Voor ons zijn investeringen in wifi al eens een moeilijk verhaal omdat een deel van de kosten door de franchises worden gedragen. Soms vragen mensen of ze niet gewoon een routertje van 99 euro in een hoekje van de winkel mogen zetten.’

Stelling 2: Het beheer van de werkplek is dé uitdaging

‘Ons platform is nu tien jaar oud’, zegt Adriaensens, ‘En er komen al maar vereisten bij, onder meer door regelgeving als MIFID en PSDII moeten bijvoorbeeld Skype-gesprekken opgenomen worden. Ook het aantal devices is sindsdien geëxplodeerd, alleen voor Android heb je tientallen verschillende modellen. Je moet dus keuzes maken anders blijft het niet beheersbaar. Bovendien zijn ook de verwachtingen van de medewerkers gestegen, support op zaterdag wordt als doodgewoon beschouwd. En bovenop dat alles komt natuurlijk de vereiste dat het allemaal niet duurder mag worden (lacht). En dan heb ik het nog niet eens over de updates van Windows gehad, er is tweemaal per jaar een grote update en dan nog regelmatig veiligheidsupdates. Je moet dat allemaal opvolgen, doorvoeren, incidenten beheren…’

‘Ik vind dat bedrijven rigoureus zouden moeten beperken wat ze allemaal toelaten’, meent Van Heuckelom. ‘Houd een survey bij de medewerkers: wat is voor jullie belangrijk? En stem je daar op af.’

‘Dat is het voordeel van Chromebooks’, werpt Meyers op. ‘Antivirus en dergelijke zaken is zeer makkelijk te beheren. We bekijken ook wel managed services: simkaart er in, apps installeren en klaar. En je weet de kostprijs per sim. In Frankrijk werken we ook samen met Google rond e-commerce bijvoorbeeld, in België nog wel niet, maar we houden dat wel in de gaten. Alleen aan Office houden we nog vast.’

‘Wij werken al vijf jaar op Google Suite en wat mail, kalender en samenwerken betreft, gaat dat prima’, zegt Clement. ‘De beheerskosten van mail is heel laag. Maar Office blijft ook bij ons. In het financieel departement bijvoorbeeld wil men nog absoluut Excel.’

Stelling 3: Endpoint management staat nog maar in de kinderschoenen

‘Er is veel lelijk jargon in it en ‘endpoint management’ hoort daar duidelijk bij’, lacht Stroombergen. ‘Wat is een endpoint eigenlijk? In principe élk toestel of werkplek, ook een virtuele werkplek. De kunst is je werkplekken zo te beheren dat het niet meer uitmaakt met welke type apparatuur gewerkt wordt, dus een gecentraliseerd endpoint management ongeacht het type device. Het gaat de gebruiker om wat hij of zij met zijn computer kan, niet om het type apparaat.’

‘Wij hebben heel lang naar één tool gezocht die alles kon beheren, maar dat is bijzonder moeilijk te vinden’, zegt Van Achte. ‘We zijn nu nog aan het zoeken voor onze mobiele toestellen. We hebben zo’n vierduizend smartphones, daar overal een cliënt opzetten geeft geen toegevoegde waarde en is duur. Voor onze pc’s gebruiken we een ITMS/Altiris-pakket. Maar er is niks voorhanden dat echt alles afdekt.’

Ook bij KBC is het ITMS/Altiris-pakket in gebruik. ‘Voor speciale zaken hebben we ook zelf zaken ontwikkeld en hebben we ook Microsoft Intune’, zegt Adriaensens. ‘Op de duur wordt zoiets meer een app management dan een device management en het is complex en duur. In de toekomst zal dit volgens mij allemaal richting cloud opschuiven.’

‘Wij hebben ook heel lang achter één omvattend platform gezocht’, sluit Clement zich aan. ‘En ook voor het Altiris-systeem gegaan voor pc’s en laptops en apart ook voor smartphones.’

Carrefour is de enige die voor Airwatch van VMWare koos voor zijn mobile device management.

Bring your own disaster

Wanneer zaken als mobile device management (mdm) in het vizier komen, duikt uiteraard ook bijna automatisch het begrip byod op, bring your own device, of, zoals Jan Stroombergen het lachend noemt: bring your own disaster.

Byod blijkt in Belgische ondernemingen vooral een zaak te zijn van smartphones, bij net niet een op de drie bedrijven mag de werknemer zelf een toestel meebrengen. Bij de laptops is dat in 20 procent van de ondernemingen, bij desktops 12 procent en bij tablets 10 procent.

‘We proberen bij byod vrijheid te bieden aan de personeelsleden – sommige tech savvy mensen vragen bijvoorbeeld specifiek naar iMac’s – maar onze netwerkinfrastructuur loopt voorlopig nog wat achter’, geeft Meyers van Carrefour toe. ‘Daar zijn we dan ook volop aan aan het werken. Het is daarbij ook belangrijk om te bepalen waar de grens van security ligt: alles dichttimmeren is ook moeilijk.’

Bij KBC heerst wat gsm’s betreft, vooral een cyod-politiek (choose your own device)  zegt Adriaensens. ‘Byod blijft, maar we bieden een cyod-alternatief aan voor wie de gsm echt elke dag nodig heeft. Wat dat dichttimmeren betreft: ik denk dat de uitdaging er vooral in ligt om die security op andere lagen te leggen dan de eindgebruiker.’

Bij Digipolis is er eveneens een gemengd systeem. ‘We stellen een basistoestel ter beschikking van minder dan tweehonderd euro of er is een vouchersysteem’, legt Van Achte uit. ‘Een byod-systeem is er ook nog, maar dat loopt door het vouchersysteem wel wat achterop, zo’n 40 procent van het personeel kiest voor vouchers. Dat is een universeel bedrag voor iedereen. Wat laptops betreft: die stellen wij ter beschikking. Voor wie een tablet nodig heeft, is er ook cyod.’

‘Wij stellen ook zelf laptops ter beschikking’, aldus Clement. ‘Alleen consultants brengen hun eigen machines mee, dat zijn de enigen die met een MacBook rondlopen (lacht). Er is voor mobieltjes ook een byod-policy, maar de incentive daarvoor is klein. Een vouchersysteem lijkt me ook wel een interessante oplossing, alleen lijkt me de praktisch uitwerking wel complex. Misschien is een maandelijkse toelage misschien nog beter. We zien trouwens dat jonge sollicitanten sowieso een eigen toestel bij hebben.’

‘Bij onze klanten is de verdeling ongeveer fifty-fifty tussen cyod of een device ter beschikking stellen’, aldus Sam Van Heuckelom. ‘Voor laptops zien we een byod-policy, wat door hr vaak gesteund wordt, maar dan krijg je natuurlijk een duaal landschap binnen je bedrijf: Mac en Windows.’

Stelling 4: Vrijheid en veiligheid gaan niet hand in hand

Hoe zijn byod en security te verzoenen? Zijn ze eigenlijk wel te verzoenen? ‘Your own’ is hier het probleem’, zegt Jan Stroombergen. ‘De security-vereisten versus je eigen ding waarmee je torrents gaat binnenhalen, malware downloadt en naar de meest obscure websites surft. Komt daarbij: als je eigen device gemanaged wordt, voelt het vaak niet meer aan als je eigen device. Bovendien: m’n eigen smartphone is al vier keer gecrasht sinds er managementsoftware op staat. Het concept is dus goed, maar in de praktijk gaat er wel vaak een en ander fout. Denk ook maar een alle gedoe met valschade, diefstal, het legale en fiscale aspect, et cetera…’

Dat dat soort problemen geen uitzonderingen zijn, bewijzen de cijfers. Maar één op de drie werknemers zegt nog nooit iets gedownload of geïnstalleerd te hebben of software of apps gebruikt te hebben waar zijn werkgever niets vanaf weet. De meest gegeven redenen daarvoor zijn voor de hand liggen: ‘de items zijn beter dan wat mijn bedrijf voorstelt’, ‘ik had ze nodig maar mijn bedrijf gaf geen alternatief’ en ‘ik gebruik dit ook in mijn persoonlijk leven’.

Bart Adriaensens waarschuwt daarbij voor ‘shadow it’, alle apparaten die eigenlijk niet officieel goedgekeurd zijn door het it-departement. ‘Bij KBC is dat nogal afgeschermd,’ zegt hij, ‘veiligheid staat voor ons hoog op de agenda, we zijn ten slotte een bank.’

Stelling 5: Over vijf jaar ziet de werkplek er totaal anders uit

Met de enorme opkomst van zaken als cloud, kunstmatige intelligentie (artificial intelligence, ai), internet of things, biometrie en virtual reality lijkt het niet onlogisch te stellen dat de manier waarop we werken en de plek waarop we dat doen er over enkele jaren heel anders zullen uitzien dan vandaag. Ook onderzoek wijst in die richting. Volgens 29 procent van de Belgische werknemers heeft ai de meeste kans als dé opkomende technologie om hun werkomgeving in de komende vijf jaar te transformeren. Iets meer dan een vijfde duidt biometrie als tweede aan.

Clement: ‘De snelheid waarmee alles verandert, is nu zo groot, dus de toekomst voorspellen is zeer lastig geworden. Ik hoop wel dat we bijvoorbeeld naar app-virtualisatie in containers zullen evolueren. Zodat de afhankelijkheid van een besturingssysteem sterk afneemt. Hoe het ook draait of keert, het zal over vijf jaar in elk geval anders zijn. Cloud en server based gaan ongetwijfeld nog belangrijker worden.’

Dat het over vijf jaar cloud first is, staat zo goed als vast, meent Adriaensens. ‘Ik zie daarnaast ook veel meer modulariteit, vooral rond security, zodat er terug meer vrijheid komt op de devices zelf. En ook user centricity in plaats van device centricity: wie bent, zal bepalen welke je apps je draait, niet welk apparaat je bij je hebt.’

Gsm wordt dominant

‘Naast cloud, zal ook mobiliteit een hoge vlucht nemen’, voorspelt Van Achte. ‘Mensen zullen op élk toestel kunnen werken, daarom ontwikkelen we ook niet enkel meer voor de pc. Ongeveer alles moet ook op een gsm kunnen draaien, die worden nog belangrijker dan tablets. Modulaire, service-georiënteerde apps zullen ook een hoge vlucht nemen.’

Meyer is het daarmee eens. ‘De gsm wordt het dominante toestel op de werkplek. Maar wanneer dat zal gebeuren, blijft koffiedik kijken. Wij hebben nog meer dan 300 legacy apps op Windows draaien. Het zal dus gaan op het ritme van de traagste component.’

‘Als de werkplek verandert, zal ook de functie van de werknemer veranderen’, zegt Stroombergen. ‘En dat zit eraan te komen. Hoe en op welk device de werkplek bij de werknemer komt, zal binnen vijf jaar heel anders zijn dan nu. Het adagio wordt: de beste app is die waar je data zit. De app komt los van het OS. Cloud wordt het toverwoord.’

‘De rol van onze medewerkers gaat zeker veranderen’, zegt Meyers. ‘Wie weet wat de toekomst gaat brengen? Self scanning, beacons, camera’s die shoppers zullen herkennen,…Dat gaat ver, hoor. De beperking zit hem ook in het budget, de ethiek en de regelgeving, niet zozeer in de technologie. Want die kan bijna alles.’

‘Natuurlijk moeten die beacons en camera’s dan ook weer beheerd worden’, merkt Stroombergen op. ‘Zo krijgt security alweer een nieuwe dimensie met het IoT. Als we niet oppassen krijgen we straks een DDoS-aanval te verwerken van onze koelkast.’