Weinig sectoren werden de voorbije jaren zo hard geteisterd als de horeca. De witte kassa, de verstrengde regelgeving, de aandacht voor duurzaam voedsel en transparante voedselketens, … Het werd er voor de (vaak kleine) ondernemers niet eenvoudiger op om zich staande te houden. Gelukkig hebben zowel overheid als leveranciers oplossingen ontworpen die grote en kleine spelers in de horeca helpen overleven
1. Digitaal horecaloket
Vergunningen en goedkeuringen: het is zowat het eerste waar elke startende horeca-ondernemer mee te maken krijgt. Niet alleen is het aantal vergunningen al behoorlijk hoog, de ondernemer moet ook op verschillende niveaus aan alle regels voldoen: federaal, gewestelijk, lokaal, … Per gemeente kan dit bovendien nog verschillen, je mag dus niet zomaar aannemen dat voor jouw restaurant in Gent hetzelfde geldt als voor je collega in Hasselt. Dat maakt het voor veel ondernemers dusdanig ingewikkeld dat zij vaak niet eens meer willen starten, of dat ze niet volledig conform alle regelgeving starten, niet uit slechte wil maar omdat ze niet over alle wetgeving waren geïnformeerd.
De overheden zelf kampen trouwens ook met deze veelheid en complexiteit van goedkeuringen en vergunningen. De stad Genk heeft bijvoorbeeld berekend dat een gemiddelde ondernemer minimaal acht verschillende aanvragen moet indienen en te maken krijgt met minimaal twaalf verschillende wetten en regelingen waarvoor ontheffing, toestemming, e.d. moet aangevraagd worden. Per aanvrager kan het verwerken van al de administratie die hiermee gepaard gaat, al gauw enkele uren duren. Of maak er maar dagen van, als we de verder berekeningen van de stad Genk mogen geloven: volgens hen zou een vaste online procedure voor elke vergunning een tijdbesparing van een uur per vergunning kunnen opleveren.
Omdat zowel de horeca als de overheidsdiensten duidelijk gebaat zijn met een vereenvoudiging van de procedures, heeft V-ICT-OR – de Vlaamse ict-organisatie voor lokale overheden – werk gemaakt van een digitaal horecaloket, waarlangs de (startende) horeca-uitbater alle vergunningsaanvragen en overige administratieve verplichtingen kan regelen.
Via het systeem worden startende ondernemers door de voor hen specifiek geldende regelingen geleid, die zij direct kunnen aanvragen of afhandelen. Het gaat om de juiste keuze en afhandeling van verzekeringen, prijsaanduidingen, muziek in de zaak, roken in de horeca, alcohol, btw-bonnen, hygiëne, Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV), milieu, bedrijfsafval, uithangbord, terras, enzovoorts.
Daarbij wordt gebruik gemaakt van zo veel mogelijk authentieke bronnen als de Kruispuntbank Ondernemingen (KBO) en het rijksregister. Daarnaast wordt voorzien in koppelingen met de digitale back-office systemen van zowel federaal, Vlaams als lokale besturen.
De stroomlijning en automatisering van dit proces zorgt er niet alleen voor dat de horeca-ondernemers meteen door alle nodige procedures worden geloodst, het levert tegelijk een grote verlichting van de administratieve last op bij de (lokale) besturen.
De besturen van Kortrijk, Roeselaere en Sint Niklaas zijn de eersten die de pilotfase zijn gestart van het digitale horecaloket. Tegelijk zijn al een heel aantal infosessies gepland doorheen het land.
2. De witte kassa als driver voor efficiëntie
Een ander veel – de voorbije jaren misschien zelfs het vaakst – gehoord argument is ongetwijfeld de invoering van de witte kassa sinds begin 2016. Die ging gepaard met vele kinderziektes. Vele van de door de overheid voorgestelde en goedgekeurde geregistreerde kassasystemen (ook kortweg GKS genoemd) moesten na een jaar worden teruggeroepen of vervangen, de invoering gebeurde veel sneller in Vlaanderen dan in de rest van het land (terwijl het wel degelijk een federaal besluit was) en zo waren er nog wel enkele hobbels op het parcours.
Het fundamenteel onderliggend probleem blijft echter tot vandaag actueel: volgens de overheid wordt op deze manier een eind gesteld aan zwartwerk in deze sector, terwijl vele horecazaken de boeken sluiten met de boodschap: ‘zonder de invoering van de witte kassa waren we vandaag nog steeds actief.’ De kleine marges die sommige horeca-uitbaters op deze manier zagen wegglippen waren er voor sommigen te veel aan, maar andere uitbaters waren dan weer blij dat elke horecazaak met gelijke wapen strijdt.
Hoe dan ook betekende de invoering van de witte kassa dat alle horeca-uitbaters aan een grondige professionalisering van hun kassasysteem en van hun totale beheer toe waren. Gedaan met het buikgevoel dus, het wordt tijd om alles nauwkeurig bij te houden, te berekenen en te plannen. Alleen zo kunnen restauranthouders ervoor zorgen dat ze met gezonde marges werken, hun personeel efficiënt benutten en ook op lange termijn een goed draaiend bedrijf overhouden.
Er bestaan gelukkig tools om hen daarbij te helpen. Horeko, bijvoorbeeld, een softwarepakket dat onder andere al in Marriott en Van der Valk hotels te vinden is. Deze beheersoftware kan je beschouwen als de vlucht voorwaarts: niet alleen zorgt het voor een volledige transparantie voor het personeelsbeheer, het helpt de klanten ook om hun personeel efficiënt in te plannen, de personeelskost voortdurend op te volgen – onder meer door koppeling met een automatische in- en uitcheckfunctie – en vlotter te communiceren met de werknemers.
Vaak gaat een efficiënter en transparanter personeelsbeheer gepaard met een beter kostenbeheer op alle vlakken. De personeelskosten maken immers deel uit van de totaalkost per gerecht en hebben dus een rechtstreekse impact op de prijs die je moet aanrekenen. Om te berekenen welke prijs nodig is om de beoogde marge te halen, moet je ook een perfect zicht hebben op de kost van elk ingrediënt en de dosis die je van dat ingrediënt in het gerecht nodig hebt.
‘Als je alle kosten opgelijst hebt, kun je beginnen met spelen’, vervolgt Pieter Van der Heyden, country sales manager van Horeko België, ‘Je kunt uitrekenen welke gerechten het goedkoopste zijn en welke het duurste, op welke je de grootste marge kan aanrekenen en welke impact de prijsstijging van een bepaald ingrediënt heeft op de winstgevendheid van een gerecht. Dan pas kun je echt geïnformeerde beslissingen nemen: verhoog je je prijs, gebruik je wat minder van dat dure ingrediënt of dump je het gerecht gewoon uit je aanbod?’
Zo bereikt een horeca-uitbater een nooit eerder gezien niveau van professioneel beheer. Elke wijziging wordt geregistreerd, wat goed is voor de transparantie richting overheid maar ook voor het inzicht in de zaakvoering. Want een goed overzicht over de kosten en de factoren die deze kosten beïnvloeden leidt bijna vanzelf tot een beter beheer, en tot een betere bottom line. Of, zoals Pieter Van der Heyden het zegt: ‘Met onze software gaan onze klanten van 5 procent marge naar 10 à 15 procent, en dat is het verschil tussen gewoon overleven en echt kunnen leven. Dat verdienen ze ook: keihard werken en gewoon break-even draaien, dat hoef je niet te accepteren.’ Of hoe de witte kassa uiteindelijk misschien toch kan bijdragen tot een winstgevender zaak.
3. De obstakels richting volledige transparantie van de voedselketen
De dioxinecrisis is intussen al bijna twintig jaar achter de rug – ze kostte in 1999 de kop van ministers Colla en Pixten, respectievelijk bevoegd voor Volksgezondheid en Landbouw – maar de dure eden dat zoiets nooit meer zou gebeuren, zijn intussen ook al lang achterhaald. Denk maar aan de fipronilcrisis van vorig jaar waarbij wekenlang onduidelijkheid bestond over wat nu precies wel en niet behandeld was met het gelijknamige insecticide. Het Belgische Federaal Agentschap voedselveiligheid, dat na de dioxinecrisis specifiek werd opgericht om zulke schandalen te vermijden, heeft stevig bijgedragen aan de verwarring die vorig jaar hierrond is ontstaan.
Hebben we dan niets geleerd op die twintig jaar, en zijn we geen stap vooruit tegenover toen? Toch wel. Er zijn intussen al oplossingen beschikbaar om de traceerbaarheid van voedingsmiddelen en ingrediënten bijna van begin tot einde te garanderen. Met de nadruk op bijna, nuanceert Gilbert Wellemans, country manager van (supply chain specialist) Zetes in België: ‘De kleinere voedingsleveranciers, vele fruitboeren en veehouders bijvoorbeeld, werken nog steeds met pen en papier voor de opvolging van hun productie en verkoop. Daarna wordt de toeleveringsketen wel min of meer geautomatiseerd en volledig sluitend. Maar een 100 procent garantie dat je elk stuk besmet vlees kan traceren tot het dier waaruit het vlees werd gewonnen, heb je dus nooit.’
Maar dat betekent niet dat we helemaal niet kunnen ingrijpen, brengt Wellemans nog aan: ‘Je kunt wel veel beter dan vroeger de producten identificeren die mogelijk besmet zijn en dus uit de rekken moeten. Zo vermijd je dat je alle rekken moet leegmaken uit voorzorg terwijl het aantal mogelijk besmette voedingswaren meestal eerder beperkt is.’
Er zijn nog andere factoren die de traceerbaarheid van voeding compliceren, en dus verklaren waarom er niet zoveel vooruitgang is geboekt in de voorbije twee decennia. De beperking van rfid, bijvoorbeeld, toch één van de meest geschikte technologieën voor toeleveringsketens, licht Gilbert Wellemans toe: ‘Ten eerste is de kostprijs per rfid-tag nog altijd te duur om die pakweg op elk kuipje gehakt te plaatsen: voor producten van één of enkele euro’s kunnen we niet systematisch tags voorzien. Ten tweede houdt zo’n tag wel stand op een product dat in vrij neutrale omstandigheden wordt vervoerd. Maar voor bijvoorbeeld het vervoer van vlees en groeten, waarbij koeling en condensatie de facto een rol spelen, is de kans te groot dat een tag op elke individuele verpakking onbruikbaar zou worden eer de voeding zijn bestemming heeft bereikt.’
En dan hebben we het nog niet gehad over de GDPR, merkt Wellemans terloops op: ‘Het spreekt voor zich dat een volledige transparantie van de betrokkenheid van alle spelers in de voedingsketen ook een impact heeft op de privacywetgeving, en omgekeerd. Een volledige transparantie en opvolgbaarheid is dus niet alleen technisch een flinke kluif maar tegenwoordig ook juridisch. Wie aan een dergelijk project begint, kan er maar beter voor zorgen dat ze alles contractueel tot in de puntjes vastleggen om betwistingen in de toekomst te vermijden.’
Gelukkig zijn er ook technologieën die enkel voordelen bieden, besluit Wellemans op een positieve noot: ‘De komst van sensoren die via internet of things-technologie verbonden zijn met een centraal beheersysteem in de cloud kan enorm bijdragen tot een perfecte koeling van de voedingsmiddelen in de keuken: je hoeft geen vijf graden te laag te koelen om zeker te zijn dat alle voeding mooi bewaard blijft. En als er een probleem is met de koeling, zal de sensor dit meteen melden, zodat je nog kan ingrijpen voor de voeding onherroepelijk verloren is.’
