De sector van de gezondheidszorg is voorloper in het omarmen van digitale en mobiele werkplekken. Maar wat betekent dat in de praktijk? We gingen kijken bij een kleiner Belgisch ziekenhuis waar welgeteld twee it’ers aan de slag zijn. ‘Uniformiteit in beheer en gebruik is de sleutel.’
‘Vaak kijk men eerst naar de grote ziekenhuizen. Maar eigenlijk worden wij vandaag ook best als referentie in de sector aanzien’, zo vertelt Stefaan Dewulf, ict manager bij het Koningin Elisabeth Instituut (KEI) in Oostduinkerke. Hij staat aan het hoofd van it in een revalidatieziekenhuis met driehonderd personeelsleden, 165 bedden en een kleine tweehonderd desktops, laptops en tablets van medewerkers die op het netwerk aansluiten.
Vergeleken met grote ziekenhuizen, varieert KEI van klein tot middelgroot. Of het met een organisatie uit de buurt te vergelijken: het algemeen Ziekenhuis Sint-Jan, weliswaar verdeeld over drie vestigingen in Brugge en Oostende, telt ongeveer 1.200 bedden.
Toch houdt het Instituut zich inzake it meer dan behoorlijk staande. En dat met een it-afdeling van twee mensen. Zo startte Stefaan Dewulf drie jaar geleden met de eerste testen voor een nieuwe digitale werkomgeving. ‘Eén jaar geleden zijn we begonnen. Vandaag is ongeveer de helft uitgerold’, stelt hij. Met de omschakeling op een zo’n digitale werkomgeving, hanteert deze zorginstelling een aantal streefdoelen.
1. Wees coherent: vier types toestellen
De werkomgeving van eindgebruikers baseert zich op een thin client-omgeving op Linux. ‘Medewerkers komen op basis van hun kaartlezer terecht in hun persoonlijke omgeving. Dit kan op om het even welk toestel, zowel thuis als in het ziekenhuis’, vertelt Stefaan. Het gaat om virtual desktop infrastructure (vdi), die na afsluiten teruggaat naar de beginsituatie. ‘Verder kunnen we de toegang tot applicaties en dossiers beperken in functie van de identiteit van de gebruiker.’
De thin client dient als doorgeefluik. ‘Enkel bestanden voor noodprocedures worden lokaal bewaard om het half uur na de laatste medicatieronde’, stelt hij. Dit indien er centraal alsnog iets mis zou gaan. Dan kan men op de ziekenhuisvloer wel nog gewoon verder werken.
De vdi-filosofie wordt voor alle toestellen en toepassingen doorgetrokken. KEI biedt haar personeel vier types van toestellen: thin clients in een bureau-omgeving, thin clients op rondrijdende medicatiekarren, laptops en tablets. ‘Deze laatste draaien niet op Linux, maar alle data worden ingegeven via een centrale portaalsite. Zo hanteren we overal wel dezelfde filosofie.’
2. Denk aan de gebruiker
Bij elke verandering zijn gebruikers terughoudend, zeker in it. ‘Dat was hier ook zo’, erkent Dewulf. Toch zijn er enkele duidelijke aantoonbare voordelen die iedereen over de streep hielpen trekken. ‘Bij onze huidige werkomgeving volgt de sessie bijvoorbeeld de dokter. Bij de vorige moest de dokter op elk toestel telkens opnieuw alle programma’s openen. Dat is een gigantische verbetering in tijdwinst.
3. Maar hou het in handen
Door centraal beheer van data en toepassingen houdt de (bescheiden) it-afdeling van KEI het overzicht. ‘Vroeger was het moeilijk om alle toestellen up-to-date te houden en op alle toestellen dezelfde versies van de software te hebben. Eens het laatste toestel geüpdatet was, was het alweer tijd om nieuwe patches en updates te installeren op het eerste toestel. Met de nieuwe infrastructuur vinden alle updates snel plaats.’
4. Laat de technologie haar werk doen
Bij KEI, waar de it-afdeling dus uit twee mensen bestaat, was het voor it-beheer een kwestie van ofwel iemand extra aanwerven, ofwel investeren in technologie. ‘En we kozen voor het laatste. We werken er efficiënter door, onze installaties en patch-management lopen vlot en we hebben een behoorlijk hoge graad van security’, klinkt het. Voor het beheer van zowel desktops als servers valt KEI terug op beheersoplossingen van VMware.
5. Security, security
Security is voor een zorginstelling alleen maar belangrijker geworden. Dat blijkt overigens ook over hun aanpak met toestellen van medewerkers die ook extern gaan, zoals smartphones. Dewulf opteert eerder voor een cyod-aanpak (choose your own device) en dus niet voor bring your own device (byod). ‘We bepalen vooraf welke types en systemen we ondersteunen. Maar alles wat van toestellen extern gaat, daar leggen we wel een extra laag security boven.’
6. Downtime is geen optie
Security en beschikbaarheid gaan hand in hand. ‘Een aantal jaar geleden kon je het hele it-systeem nog platleggen voor een update of onderhoud, en gewoon het personeel informeren dat ze die dag niet op het systeem konden. Vandaag is dat onmogelijk. Zelfs de kortste downtime heeft een behoorlijke impact op de organisatie en de zorg voor patiënten.’
Voor een ziekenhuis is een langdurige downtime geen optie. Zo waren de collega’s van het Universitair Ziekenhuis Antwerpen (UZA) vorig jaar nog slachtoffer van zo’n ingrijpende downtime. Toen lagen een aantal cruciale it-systemen urenlang plat. Met daar de nodige hinder tot gevolg.
7. Geen digitale big bang
Volledige digitalisering is het streven, maar zover zijn ze bij de zorginstelling nog niet. ‘Alles rond medicatiebehandeling verloopt digitaal. Maar we beschikken vandaag nog niet over een elektronisch patiëntendossier. Hiervoor zijn we vandaag het lastenboek aan het uitschrijven. Is dit in voegen, dan zijn we volledig gedigitaliseerd.’
8. Gebruik het momentum
KEI is een mooi it-voorbeeld. Al geeft Dewulf toe dat de omstandigheden hebben geholpen. ‘Omdat er lange tijd sprake was van een fusie met een ziekenhuis in Veurne, zijn grote projecten tijdlang uitgesteld en de middelen bevroren. Daarom hebben wij drie jaar geleden een grote inhaalbeweging kunnen maken’, vertelt hij. ‘Dat heeft ook meegespeeld opdat wij vandaag redelijk vooruitstrevend zijn. Zeker voor een organisatie van onze bescheiden grootorde.’
En tenslotte: zorgsector is voorloper
De situatie bij het Koningin Elisabeth Instituut bevestigt dat de positieve impact van de digitale werkomgeving het meest uitgesproken zou zijn in de zorgsector. Zo blijkt alvast uit ‘State of the Digital Workspace Report’, een enquête afgenomen bij meer dan 1.200 beslissingsnemers in opdracht van VMware.
Zeven op tien bevraagde zorgbedrijven uit het rapport erkent er de voordelen van digitale werkomgevingen. Een aandeel dat veel hoger ligt dan in andere bevraagde sectoren.
Ook in andere Belgische ziekenhuizen zijn intussen initiatieven rond digitale en mobiele werkomgeving genomen. Of hoe de zorgsector inzake digitale werkomgeving vandaag de lijnen uitzet. Al zullen de grotere ziekenhuizen het wel met meer dan twee it’ers doen.
