Papieren administratie verdwijnt meer en meer naar de achtergrond. Vaak worden documenten nu als pdf-doorgestuurd per mail of moet u ze gaan downloaden bij de leverancier zelf. Dat kan beter en vooral efficiënter dachten ze bij de start-up Doccle enkele jaren terug. Blijkbaar dachten ze juist, want de voorbije jaren was de groei van de coöperatieve fenomenaal. Tijd om de paperassen achter ons te laten en een kijkje te nemen achter de schermen bij Doccle.
Doccle zag in 2014 het licht en werd opgericht als een coöperatieve. Deze vereniging zonder winstoogmerk werd door vier bedrijven opgericht, waarbij Telenet, CM en Acerta voor de initiële financiële inbreng zorgden. ‘Ons digitaal platform werd in 2014 gelanceerd om een generiek probleem op te lossen’, geeft Bram Lerouge, general manager van Doccle aan. ‘Bedrijven investeren handenvol geld in digitale administratie, maar blijven ermee worstelen. Documenten ter beschikking stellen, betalingen en overschrijvingen regelen, laten ondertekenen, het blijft problematisch. Het digitale platform Doccle lost dit op en ruimde ook het grootste struikelblok uit de weg: de klanten meekrijgen in het digitale verhaal. Hiervoor hebben we dan ook een aantal innovatieve technieken gebruikt’, blikt Lerouge terug op de beginfase.
Technisch gezien heeft Doccle dan misschien wel de look and feel van een cloudoplossing, maar strikt genomen is het dat niet. ‘Doccle wordt inderdaad door onze partner Worldline gehost in een privaat datacenter. Qua regelgeving moeten we immers met financiële instellingen als klant, natuurlijk extra voorzichtig zijn. De samenwerking garandeert de veiligheid en het voelt voor de klant toch aan als een cloudoplossing.’
De social media aanpak: verbinden
Dat het platform omarmd werd door de klanten heeft misschien wel met de sociale media te maken. ‘We hebben in elk geval het succesrecept van de sociale media toegepast’, glimlacht Lerouge. ‘Via hun persoonlijke digitale kluis kunnen onze klanten zich verbinden met de leveranciers waar ze klant zijn. Alle documentatie komt vervolgens netjes in deze digitale kluis binnen. Doccle is eigenlijk een one-click-administration systeem en er ligt nog een laag van contextuele communicatie bovenop. Leveranciers kunnen op maat communiceren met hun klanten via ons platform. Integraties met de eigen systemen van de leden is ook mogelijk. Er zijn open api’s en ook het koppelen van informatie uit het eigen systeem is perfect mogelijk. Zo bekom je eigenlijk een interactieve administratie en voorkom je een concurrentiestrijd tussen het interne systeem en Doccle.’
Jaarlijkse verdubbeling in leden
Na drie jaar telt Doccle al vijftig privébedrijven als klant en vijftien overheidsdiensten. ‘Daarnaast bereiken we met ons platform al meer dan 970.000 Belgen. We groeien zo snel omdat we een community model hanteren en veel goedkoper zijn dan andere oplossingen die vaak vertrekken vanuit de kostprijs van een papieren proces en daar een x aantal procent van aftrekken. We zijn een organisatie zonder winstoogmerk, waar elke klant lid van is en iedereen dus baat heeft om zoveel mogelijk volume te produceren. Iedereen deelt immers in de eventuele winst. Dat maakt het voor bedrijven natuurlijk interessant om aan te prijzen bij hun collega’s. Bovendien zorgt het feit dat gereputeerde bedrijven achter Doccle zitten ook voor een bijkomende garantie op privacy. Onze leden kunnen zich geen fouten permitteren.
Ondertussen telt Doccle twaalf medewerkers en een achttiental technische medewerkers die bij partners aan de slag zijn. ‘Momenteel zijn we alleen in België actief, maar we kijken sinds kort ook over de grenzen. Hoe meer bedrijven er op ons platform zitten, hoe interessanter. De kosten blijven gelijk, maar hoe meer volume, hoe beter voor iedereen. In principe werkt dit model in elk land’, zegt Lerouge.
E-mail als alternatief
Veel concurrentie hoeft Doccle niet te vrezen, maar toch zijn er twee kleinere factoren die een nog snellere groei afremmen. ‘Heel wat bedrijven maken nog gebruik van een eigen systeem en e-mail. Nochtans heb je met onze oplossing veel minder last van spam en krijgen de consumenten ook notificaties en herinneringen in het systeem. Zo worden ze geholpen om niets te vergeten. Bovendien beschik je als klant ook over een persoonlijk archief en kun je je gegevens delen met een boekhouder of andere partijen. E-mail mag dan wel gratis lijken, toch zijn er voor bedrijven vaak verborgen kosten en bovendien blijven de betalingen later uit.’
Een tweede factor die remmend werkt is de aard van de Belg zelf. ‘De gemiddelde Belg is digitaal zeker niet vooruitstrevend. Veel mensen moeten de omslag nog maken naar digitaal en handelen na eerdere teleurstellingen vaak aarzelend’, haalt Lerouge aan.
Samenwerking met Belgische overheid
De toekomst oogt alvast rooskleurig voor Doccle. ‘Momenteel zijn er geen andere platformen die al onze oplossingen aanbieden. Op dat vlak zijn we dus uniek Wij gaan verder dan enkel betalen en/of ondertekenen. Wij juichen nieuwe technologieën zelfs toe. Als we ze kunnen integreren brengt dit vaak een kostenbesparing met zich mee. Onze ambitie is dan ook om uit te groeien tot hét platform voor elke Belg. Jong en oud gebruiken Doccle en we willen dan ook snel naar een digitale coverage van 80 procent doorgroeien. Het feit dat we als enige platform met de e-Box van de Belgische overheid samenwerken, moet daarbij alvast voor een stevig duwtje in de rug zorgen’, glimlacht Lerouge.
Hoewel Doccle initieel voor particulieren werd ontwikkeld, kunnen sinds anderhalf jaar ook bedrijven ermee aan de slag. ‘Onze visie was altijd al om ook b2b-interacties mogelijk te maken. Ondertussen zijn dan ook al heel wat mogelijkheden voor bedrijven aan Doccle toegevoegd. Kava en Aveve, zijn maar twee voorbeelden van organisaties die er gebruik van maken’, besluit Lerouge.
