Geschikte medewerkers rekruteren is niet evident, ze correct verlonen in het kluwen aan administratie in België al evenmin. Als je ze ook nog eens wil inplannen, wordt het helemaal een moeilijke opgave. Daarom bestaat er zoiets als de software van Forganiser. Met hun tool geven ze bedrijven de handvatten om al het bovenstaande online te managen. Wij doken de diepte in met Sebastian Rummens, ceo Forganiser.
Het verhaal van de startup Forganiser heeft zijn wortels in een ander bedrijf: Festen, een leverancier van tijdelijke horeca- en eventmedewerkers aan bedrijven. Een aantal jaar geleden begon daar het idee te rijpen dat er automatisatie nodig was. ‘Dagelijks zijn we bij Festen bezig met het rekruteren van personeel, ze te plannen en vervolgens ook correct te verlonen’, geeft ceo Sebastian Rummens aan.
‘In 2011 begon het idee te rijpen om dit geheel te automatiseren en deze dienstverlening vervolgens ook bij klanten te commercialiseren. Wat startte als een webapplicatie in eigen beheer, zonder al te veel concurrentieonderzoek, monde in 2015 uit in Forganiser. Via een kennis kwam ik in contact met Lemon Group, die vervolgens de verdere ontwikkeling van Forganiser voor hun rekening namen. Dit met de afspraak, dat moest Forganiser ooit levensvatbaar blijken, ze de helft van de aandelen in handen zouden krijgen.’
Van horeca naar andere sectoren
Wat begon als een tool specifiek voor de horeca, groeide ondertussen uit tot een rekruterings- en planningstool die in meerdere sectoren kan worden ingezet. ‘Via ons platform kunnen onze klanten medewerkers rekruteren, inplannen en vervolgens via koppelingen met sociale secretariaten en uitzendkantoren ook verlonen. De klant heeft de optie om zelf met onze tool aan de slag te gaan, maar het is ook mogelijk een planner van Forganiser ter beschikking te stellen. Zo wordt de klant volledig ontzorgd en nemen wij plaats achter de knoppen.’
Futureproof-technologie
De software en het platform werd twee jaar geleden volledig op de schop genomen en herbouwd. ‘Forganiser is nu volledig opgebouwd in Java. De nieuwe versie dateert van twee jaar geleden en is futureproof. Het was geen simpele beslissing om opnieuw te beginnen bouwen vanaf nul, maar achteraf is het wel een verstandige gebleken. De klant zelf gebruikt Forganiser in de cloud en op alle devices. Uiteraard is er ook een app voorzien, waar klanten kunnen selecteren, plannen en registreren.’
‘Onze eerste klanten waren inderdaad actief in de horeca, maar ondertussen wordt onze planningstool ook al ingezet bij een aantal logistieke bedrijven, evenementenbureaus en -locaties. Momenteel proberen we ook een voet aan de grond te krijgen bij facility managers en dan voornamelijk in de cleaning sector. Daar kan Forganiser zeker mee het verschil helpen maken door processen en planningen te vergemakkelijken en de kosten drukken. We beperken ons doelbewust tot een aantal sectoren die we in de vingers hebben. Zo kunnen we perfect inspelen op sector gebonden noden en wensen’, geeft Rummens aan.
Heel wat van die facilitaire bedrijven zijn de afgelopen jaren stevig gegroeid, maar vaak bleef de automatisatie en digitalisering achter. ‘We merken momenteel een inhaalbeweging in deze sector en op deze golf willen we natuurlijk meesurfen. Rekruteren, plannen, uren registreren en de verloning klaarzetten: het kan allemaal in Forganiser. We zorgen bovendien als het nodig is voor inhouse ondersteuning en regelen de flexibele arbeid van onze klanten. Wij beschikken over een pool aan freelancepartners, kunnen rekenen op de expertise van de medewerkers van zusterbedrijf Festen en kunnen dan ook snel schakelen.’
Het HR-platform van de toekomst
De tool staat al aardig op punt, werkt in de praktijk, maar toch is het uiteindelijke doel nog veel grootster. ‘Wij werken aan software die de personeelsplanning van onze klanten regelt op basis van competentieprofielen. De juiste medewerkers, op het juiste moment op de juiste plaats. Momenteel is er nog geen enkele speler op de markt die dit kan aanbieden, maar we geloven er sterk in dat we dat punt kunnen bereiken.
Momenteel maakt het bedrijf de oversgansfase mee van startup naar groeibedrijf en dat brengt af en toe wel groeipijnen met zich mee. ‘We leveren een SaaS-oplossing, maar met bijkomende dienstverlening. Het opstarten van klanten is vrij intensief en dat voelen we. Het stijgende aantal klanten zorgt intern voor bijkomende druk. Het grote voordeel is dat eens onze software draait, weinig klanten het schip nog verlaten. We hebben een enorme impact op de processen. De schaalbaarheid van onze dienstverlening is beperkt, aangezien elke klant toch weer andere noden heeft, maar daar ligt ook onze sterkte. ‘De Hyperschaalbaarheid van software is een mooi concept, maar in de realiteit is in 90 procent van de gevallen het geld opgebrand voor de schaalbaarheid is bereikt ‘, geeft Rummens aan.
De startup is qua overhead heel lean. ‘Onze backoffice draait voor een groot stuk bij het zusterbedrijf Festen. We hebben een business developer, een interne developer en een manager, maar that’s it. Zij werken bovendien ook nog gedeeltelijk voor Festen en staan daar op de payroll. Zo kunnen we zowel een on- als offlinedienstverlening aanbieden, die elkaar naadloos aanvullen.
Concurrentie op afstand houden
Forganiser heeft in een heel concurrentiële markt een plaatsje veroverd op de Belgische markt en ook het buitenland lonkt. ‘Momenteel draait een eerste versie in Amsterdam. We hebben op dit moment geen ambitie om buitenlandse kantoren te openen, maar we sluiten het niet uit. We groeien gewoon mee met onze klanten. Het grote voordeel is dat een overstap naar het buitenland meestal een stap terug zetten betekent. De administratie in België is zo complex, dat onze software aanpassen aan de buitenlandse wetgeving, meestal een stevige vereenvoudiging is. Soms is het een voordeel om in België te beginnen’, zegt Rummens.
Forganiser heeft net een kleine kapitaalronde achter de rug, maar kijkt al verder. ‘Momenteel zijn we vooral op zoek naar een strategische partner met een stevig netwerk in onze doelsectoren. Dit moet ons toelaten de ontwikkeling nog te versnellen en snel marktaandeel te winnen. De concurrentie is immers hard en maandelijks komen er wel nieuwe planningstools op de markt. Toch ondervinden we daar weinig hinder van, we kijken enkel naar onszelf en met resultaat’, besluit Sebastian Rummens.
