De laatste jaren hebben tal van organisaties geïnvesteerd in document digitalisering systemen om hun efficiëntie en winstgevendheid te vergroten. Hoewel deze investering een belangrijke eerste stap is en bijdraagt aan de vermindering van onoverzichtelijke bergen papier, ontstaan er ook vaak nieuwe uitdagingen. Hoe zorgt u er bijvoorbeeld voor dat de gescande documenten in uw netwerk eenvoudig vindbaar en toegankelijk zijn?
Veel kantoormedewerkers hebben na een digitale overstap moeite met het terugvinden van informatie vanwege de grote hoeveelheid bestanden. Daarmee is de berg papier veranderd in een digitale puinhoop en bent u in feite niets opgeschoten. Zo ervaren kantoormedewerkers nu stress vanwege de hoeveelheid tijd die het kost om de benodigde informatie op te sporen. Dit resulteert weer in hogere kosten, lagere efficiëntie en geringe duurzaamheid. En daarmee wordt de beoogde productiviteitswinst ernstig tenietgedaan of gaat deze zelfs volledig verloren.
Organisaties kunnen zich in drie fasen bevinden, die aansluiten bij drie methoden uit het document digitalisering spectrum: Scan & Store, Scan & Control en Scan & Find. Elk van deze methoden kan bijdragen aan het behouden van de beoogde productiviteitswinst:
- Scan & Store: Veel organisaties investeren in multifunctionele printers (mfp’s) om te profiteren van de productiviteitsvoordelen die ontstaan bij de overstap van papier naar digitale documenten. Deze procedure betekent een aanzienlijke verbetering van de productiviteit en nauwkeurigheid en een daling van de kosten. De gang van zaken in een bedrijf wordt hierbij nauwelijks beïnvloed. Organisaties die bijvoorbeeld doorgaans niet te maken hebben met wettelijke vereisten voor documentbeheer, laten hun gebruikers een eenvoudige procedure volgen voor het scannen van documenten, met basisfuncties zoals het handmatig taggen van documenten en routing. Deze methode is ideaal als er sprake is van een relatief bescheiden hoeveelheid (digitale) informatie.
- Scan & Control: Bij deze methode worden scanprocedures op de mfp aangevuld. Zo wordt voldaan aan de wettelijke verplichtingen en nalevingsvereisten die gewoonlijk gelden voor bedrijven waar grote hoeveelheden documenten in omloop zijn. Bij Scan & Control gaat het om een documentbeheersysteem voor intensief gebruik, dat meestal wordt geïmplementeerd bij sterk gereguleerde organisaties, zoals zorginstellingen, bedrijven in de juridische sector en financiële dienstverleners. Met een documentbeheersysteem of zelfs een ecm-systeem (enterprise content management) maakt u optimaal gebruik van alle content. Deze strategie heeft vaak een grote impact op bedrijfsprocessen en wordt meestal stap voor stap geïmplementeerd, onder leiding van bijvoorbeeld een manager.
- Scan & Find: Deze optie vormt de middenweg tussen de Scan & Store-fase en de Scan & Control-fase en is ideaal voor wie gestart is met digitalisering, maar nog niet toe is aan alle mogelijkheden van Scan & Control. De oplossing is gebaseerd op een lichtgewicht technologie, ‘enterprise-indexering’ genaamd. Het is een praktische, niet-verstorende methode waarmee de digitale puinhoop is om te zetten in een productiviteitsmotor voor uw bedrijf. Essentiële informatie die in gescande documenten en netwerkbestanden is ingesloten, wordt automatisch geïndexeerd en kan onmiddellijk door geautoriseerde gebruikers worden opgespoord, zelfs als een bestandsnaam verkeerd is gespeld. Bovendien is het verwijderen van bestaande toepassingscomponenten of re-engineering van datastores niet nodig. Dit is een oplossing voor organisaties die de Scan & Control-methode te extreem vinden, maar wel hun tijdmanagement, efficiëntie en winstgevendheid willen verbeteren. Of voor een organisatie die klaar is voor de volgende maturiteitsfase van ecm.
Welke methode uw voorkeur heeft, is afhankelijk van de fase van digitale maturiteit waarin uw bedrijf zich bevindt. Elk systeem van het document digitalisering spectrum heeft weer andere voordelen, maar allen dragen bij aan het verbeteren van de prestaties en uw algehele efficiëntie en workflow, en het terugdringen van negatieve factoren zoals stress, hoge operationele kosten en (menselijke) fouten. De oplossingen vormen de laatste stappen om productiviteit echt te optimaliseren en de uitdagingen te overwinnen die komen kijken bij de overstap naar digitale bestanden.
