In een vorige bijdrage heb ik al gewezen op de mythe van het papierloze kantoor. Ondanks alle voorspellingen daarover, printen we meer dan ooit. Gelukkig zijn er tegenwoordig heel wat eenvoudige en zelfs onverwachte manieren om dat ecologisch verantwoord te doen. En van de besparingen die dit meebrengt, profiteren niet alleen het milieu, maar ook de bedrijven zelf.
Het valt niet te ontkennen: groen ondernemen en ‘corporate social responsability’ staan op de agenda van heel veel bedrijfsleiders, overheden en zelfs consumenten. De manier waarop organisaties omgaan met het milieu, hoe ze hun afval proberen in te perken en te recycleren en hoe ver ze gaan om schone energie in hun processen te integreren, bepaalt mee hun imago en aantrekkelijkheid, zowel bij klanten, leveranciers als huidige en toekomstige werknemers.
Toch is er nog heel wat ruimte voor verbetering. Uit onderzoek van Epson blijkt dat ondernemingen zich nog te veel concentreren op low hanging fruit: de voor de hand liggende oplossingen die absoluut noodzakelijk en nuttig zijn, maar die strategisch weinig significant zijn en niet tot een duidelijke verbetering van de bedrijfsresultaten leiden. Denk aan het installeren van zuinige ledverlichting of het recycleren van papier. Meer nog: slechts één op de drie respondenten van de enquête gaf aan dat hun organisatie gericht bezig is met het bewaken van hun milieu- en energie-efficiëntie. Maar iets meer dan één op vijf zei echt doelbewust inspanningen te overwegen om de gehele CO2-afdruk in te perken.
De reden daarvoor ligt voor de hand: nog te veel bedrijven zien duurzaamheid als een kost en niet als een investering. Inspanningen doen voor onze planeet is prima, zolang ze er niet te veel geld aan kwijt zijn en zolang het resultaat onder de streep er niet onder heeft te lijden. Dat is jammer, want milieuvriendelijk ondernemen en financiële opbrengsten zijn tegenwoordig perfect te rijmen.
Geen idee
Opmerkelijk genoeg heeft meer dan de helft van de respondenten geen idee welke milieuvoordelen het implementeren van de juiste technologie met zich meebrengt. Nochtans is dit een gebied waar een bedrijf op lange termijn de vruchten makkelijk kan plukken en waar het de financiële resultaten net kan verbeteren.
Printing is een van die technologische domeinen waar snel en eenvoudig grote besparingen gerealiseerd kunnen worden. En dat op verrassend eenvoudige manieren die echter nog altijd niet tot het collectieve geheugen zijn doorgedrongen. Zo zijn in minder dan de helft van de bedrijven (46 procent) de printers standaard ingesteld op dubbelzijdig afdrukken, wat in een klap het papierverbruik vermindert. Ook het inzetten van de nieuwste inkjettechnologieën kan de kosten van afdrukken en stroomverbruik gigantisch inperken.
Veel ondernemingen zijn ook gebaat bij het aanschaffen van multifunctionals, machines die zowel printen als scannen en faxen. Daardoor daalt het aantal machines dat moet ingezet worden, het verbruiksmateriaal dat moet worden aangekocht en hun beheerskosten. Er wordt ook nog te weinig gekeken naar de energie-efficiëntie van apparaten: apparaten met een Energy Star-label bieden nochtans snelle opwarmtijden en gaan zuiniger om met toners en inkt.
Ook het inzetten van nieuwe technologieën heeft zeker zijn nut. Het integreren bijvoorbeeld van een digitale workflow zodat printers rechtstreeks naar de cloud kunnen printen zonder dat er papier en toner verbruikt wordt. Voor bedrijven die zeer veel papier verbruiken en het recyclageproces in eigen handen willen houden, werd bijvoorbeeld het Paperlab ontwikkeld, een in house te gebruiken systeem voor het maken van nieuw papier uit veilig versnipperd afvalpapier. En dat met minimaal gebruik van water.
Maar het gaat verder dan puur technologie alleen. Veel verbeteringen vallen er ook te rapen in training van de werkvloer, het doorbreken van slechte gewoontes en het opzetten van nieuwe best practices. Zo blijkt bijvoorbeeld uit het onderzoek dat 8 procent van alle afgedrukte documenten nooit aan de printer worden opgehaald. Door het installeren van een secure pull printing-systeem worden documenten aan de printer pas afgedrukt nadat de gebruiker zijn pincode heeft ingegeven of zijn pasje door de lezer heeft gehaald. Daarnaast kunnen voor verschillende afdelingen verschillende printerregels worden ingesteld. Is het absoluut nodig dat iedereen in het bedrijf op A3 en in kleur kan afdrukken? Of booklets kan maken? Hoogstwaarschijnlijk niet. Daarnaast is het ook perfect om bijvoorbeeld quota in te stellen op de hoeveelheid materiaal die elke werknemer per dag of per week kan afdrukken.
En last but not least: bedrijven moeten werknemers sensibiliseren en het recycleren van en zuinig omgaan met papier, toner en inkt aanmoedigen. Spreek ook met leveranciers af hoe zij het recycleren van verbruiksmateriaal precies willen aanpakken en schakel zo veel mogelijk over op gerecycleerd papier.
