Thuiswerken: zo pak je het aan

Zo’n beetje elke organisatie heeft er de mond vol van: thuiswerken. Of het nieuwe werken, flexibel werken of werken op locatie, zo je wilt. Toch klinkt de term eenvoudiger dan dat het is; menig medewerker heeft moeite om deze nieuwe manier van werken te organiseren. Wij vroegen onze Computable-experts hoe je dit het best aanpakt, hoe je tot een handige tijdsindeling komt, hoe je efficiënt met collega’s samenwerkt en hoe je thuiswerken realiseert in een organisatie waar dit niet gangbaar is.

Thuiswerken combineert het voordeel van vrijheid voor de medewerker met flexibiliteit en hogere productiviteit voor de organisatie. Dat is althans de mening van expert Rene Boekman, senior analist crm en zorg bij Delta Lloyd.
‘Thuiswerken is zinvol bij een frequentie van één dag in de week. Hierbij kunnen de normale werktijden worden aangehouden die ook gangbaar zijn binnen de organisatie. Meer dan een dag per week thuiswerken, is beter te vermijden. Het zou ertoe kunnen leiden dat het contact tussen de medewerker en de collega’s binnen de organisatie vervaagt.’

Taakverdeling binnen gezin

Woensdag is volgens Boekman een populaire thuiswerkdag omdat hiermee de week wordt gebroken in twee keer twee dagen per week op kantoor. Wel is er volgens hem binnen het team een goede onderlinge afstemming nodig zodat niet iedereen op dezelfde dag vanuit huis werkt.
‘Het grote voordeel van thuiswerken voor de medewerker is dat er op een thuiswerkdag huishoudelijke taken en afspraken thuis zijn te combineren. Dit bevordert de taakverdeling binnen het gezin.’
Een waarschuwing voegt hij daar nog wel aan toe: ‘Thuiswerken is geen vervangende kinderopvang.’

Lars van Zon, enterprise architect bij T-Systems International, is het met Broekman eens en wijst erop dat het belangrijk is om thuis goede afspraken te maken. ‘Ook dat moet je managen, maar ook hier is wat flexibiliteit pragmatisch. Mijn tijdsindeling is flexibel, ik kan rustig overdag het gras maaien, en dan ’s avonds of in het weekend werken. Ik pas mijn planning aan op het project waar ik op werk – en omdat ik in internationale teams werk is flexibiliteit eerder een pre dan een contra. Truc is om een goed beeld te hebben van je taken, wat er van je verwacht wordt en hoeveel uur dat vergt. Zelfmanagement is beslist noodzakelijk omdat je anders dag en nacht werkt. Voor die taken waar ik geconcentreerd mee bezig ben, is werken buiten de werktijden een pre omdat je niet gestoord wordt. Dat is productiviteitsverhogend.’

Werkdag opknippen

Dé ideale tijdsindeling bestaat volgens Andy Verstelle, eigenaar en directeur van HR2day, niet. ‘Onze werknemers hebben, doordat we ze niet verplichten om naar een kantoor te komen, op een dag veel meer tijd over. Daardoor kunnen ze hun werkdag gerust in meerdere delen opknippen wanneer hen dat beter uitkomt. Als een collega de kinderen uit school wil kunnen halen en die uren op een ander moment wil werken, is dat voor mij prima. Als iemand een langere lunchpauze neemt om de hond uit te laten, moet dat gewoon kunnen. Sterker, juist daardoor kom je op goede ideeën.’

Volgens Cyril Vonken, IoT-consultant bij Tasman Solutions, werkt thuiswerken enkel als je je af kan sluiten en dus geen prikkels krijgt of geeft. Voor kinderen geldt veelal: uit het zicht. ‘Kinderen naar school brengen en halen kan prima, want dit valt weg tegen de reistijd die je niet hebt. Zorg voor een rustige omgeving, goede stoel en bureau en stabiele internetverbinding. Voor skypen of iets dergelijks is een rustige omgeving prettig.’

Zelfstandig adviseur Kees Wiegers herkent zich in de toelichting van zijn collega-experts en somt kort drie tips op hoe er goed thuis is te werken. ‘Begin vroeg, zorg voor een aparte en rustige werkruimte en maak duidelijke afspraken met de partner over rustig kunnen werken en op welke tijden.’

Teleconference-oplossingen en Skype

Bij thuis- of flexibel werken is het belangrijk dat je ervoor zorgt dat je efficiënt met je collega’s kan en blijft samenwerken. Digitale middelen zijn volgens de experts onontbeerlijk. Zo prefereert Wiegers het gebruik van teleconference-oplossingen en Skype. Naast Skype wijst Vonken ook op het nut van mail, ‘als je verbinding maar stabiel is en je een rustige omgeving hebt waar je kunt praten zonder anderen te storen. En vice versa geldt hetzelfde.’

Boekman gebruikt een combinatie van telefoon, mail en chat om het contact met collega’s te onderhouden. ‘Thuiswerken is een goed moment om in stilte werkzaamheden te verrichten waarvoor samenwerking met andere medewerkers niet direct noodzakelijk is. Denk aan het opstellen van analysedocumenten, rapporten, werkoverlegagenda’s en presentaties.’

Ook bij op afstand werken geldt volgens Van Zon dat er fysieke contactmomenten moeten zijn. ‘Die kun je gezamenlijk inplannen. Vergaderingen met beeldscherm-sharing, zoals Webex, kunnen efficiënt werken. Daarnaast is een centrale chatfunctie onmisbaar. Zowel op afdelingsniveau als per project zijn gezamenlijke repositories belangrijk. Ik gebruik hiervoor Sharepoint, waarbij een vaste structuur aangehouden wordt.’
Als vergaderen regelmatig voorkomt, is een werkkamer onmisbaar, aldus de enterprise architect bij T-Systems. ‘Geen jengelende kinderen op de achtergrond dus, maar ook geen eisen aan het gezin als je in een vergadering zit.’

Intensiever communiceren

Als Andy Verstelle thuiswerkt, is hij volledig digitaal. ‘We werken samen aan documenten, presentaties en spreadsheets die opgeslagen staan in de cloud. Het voordeel daarvan is dat we overal waar we maar willen en wanneer we maar willen, kunnen werken. Mochten we met elkaar willen overleggen, contacteren we elkaar snel en gemakkelijk via Skype. Wat wij merken, is dat we daardoor juist intensiever communiceren dan wanneer we allemaal korte tijd op kantoor en lang in de auto zouden zitten: collega’s vinden elkaar veel beter dan wanneer ze allemaal in hetzelfde gebouw, maar op verschillende afdelingen zouden werken.’

Om op deze manier te werken, heb je thuis of op locatie bepaalde faciliteiten nodig. ‘Dat is om te beginnen een ergonomisch ingerichte werkplek’, meent Wiegers. ‘Dit houdt in dat je let op licht, zithouding, pc, los toetsenbord en muis.’ Uiteraard mag volgens de adviseur een koptelefoon en microfoon niet ontbreken. ‘En natuurlijk snel internet! Dus geen adsl, zoals bij mij thuis…’

Ook Cyril Vonken en Lars van Zon benoemen goed internet, een goede stoel en bureau. Vonken wil ook in een rustige omgeving werken. ‘Buiten met een laptop kan, maar weet wel dat een felle zon of lucht het zicht op je scherm behoorlijk belemmeren.’
Van Zon heeft hiervoor een eigen werkkamer. Daar heeft hij ook de beschikking over opslagruimte en kantoorartikelen omdat hij soms weken achtereen thuiswerkt. Dit vult hij aan met beveiligde (bedrijfs)chat en teleconference-voorzieningen.

Niet te veel afleiding

Rene Boekman wijst op het belang van de juiste apparatuur zoals een laptop, tablet en smartphone. ‘Een printer hoeft niet bij voorkeur. Printen is ook op te sparen voor normale werkdagen op kantoor. Het is vooral van belang om thuis te beschikken over een rustige werkkamer waarin de medewerker zich enkele uren achter elkaar kan terugtrekken. Thuiswerken aan de keukentafel te midden van kinderen en huisdieren die om aandacht vragen, zal te veel afleiding geven.’

Door voortschrijdende techniek is het volgens Verstelle voor werkgevers makkelijker geworden om werknemers van een thuiswerkplek te voorzien. ‘Een device waar iemand bij voorkeur op werkt, een internetverbinding om dat device op aan te sluiten en een goede oplossing om op afstand samen te kunnen werken, zijn alles wat je nodig hebt. Daardoor is het nagenoeg onmogelijk om níet thuis te kunnen werken. Ons bevalt het zo goed dat we überhaupt geen kantoor hebben, terwijl ons bedrijf toch bijna dertig man telt. Wel zoeken we elkaar ééns per maand op een inspirerende en centraal gelegen locatie op, om op die manier voor een bedrijfscultuur te zorgen en die ook in stand te houden. Het is geweldig dat we altijd en overal op afstand samenwerken, maar het blijft ook waardevol om elkaar van tijd tot tijd te ontmoeten.’

Beveiliging mobiele device

Gert-Jan Schenk, vicepresident van de emea-regio bij Lookout, sluit zich daarbij aan en wijst nog op de beveiliging. ‘Thuiswerkplekken waren vroeger echt een dienst die een werkgever aan zijn medewerkers verleende en ook echt iets dat veel voorbereiding vroeg. Door de opkomst van mobiele devices is dat grotendeels voorbij: werknemers werken waar en wanneer ze maar willen. Dat zorgt gelijk ook weer voor een nieuwe uitdaging: de beveiliging. Die is op smartphone en tablet niet zo goed als op laptop en desktop. Veel organisaties denken van wel, dus kunnen via werknemers ook cybercriminelen onbeperkt bij allerlei gevoelige informatie. Het is belangrijk dat dit besef bij leidinggevenden doordringt.’

Voor die leidinggevenden is volgens Schenk een dubbelrol weggelegd: ze moeten er niet alleen voor zorgen dat hun medewerkers niet zomaar overal bij kunnen – de devices moeten adequaat beveiligd zijn – , maar hen ook voorlichten over de gevaren. ‘Want hoe goed de beveiliging ook is, mobiel werken vraagt ook digitale geletterdheid. Wanneer werknemers niet zomaar gebruikmaken van openbare wifi-netwerken en de werkgever ervoor zorgt dat ze niet zonder meer overal bij kunnen, zijn de risico’s een stuk kleiner. Optimale beveiliging wordt gerealiseerd door het mobiele device te voorzien van een oplossing voor antimalware.’

Virtualisatie

Stel dat thuis- of flexibel werken niet gangbaar in jouw organisatie is, hoe kan je dan toch ervoor zorgen dat je op z’n minst thuis je werk kan en mag gaan doen? Daar kan je als ict’er volgens Boekman zelf je steentje aan bijdragen. ‘De organisatie zal moeten beschikken over de juiste it-infrastructuur waarmee een virtuele werkplek via internet op de computer thuis beschikbaar is te stellen. Deze virtualisatie moet ook werken in het buitenland. De beschikbaarheid moet zeven dagen in de week zijn, 24 uur lang.’

Medewerkers zullen volgens Boekman thuis over de juiste apparatuur moeten beschikken. ‘De organisatie kan een vergoeding geven voor de door de medewerkers zelf aangeschafte laptop, tablet en smartphone volgens het bring your own device-principe. Organisaties kunnen huiverig zijn voor thuiswerken. Het wordt moeilijker controleerbaar hoeveel productieve uren de medewerker thuis daadwerkelijk maakt.’

Ter overtuiging dient de organisatie te worden gewezen op de voordelen van thuiswerken. Boekman: ‘Medewerkers kunnen flexibelere met hun werktijden omgaan. Doordat ze niet meer zijn gebonden aan reistijden met het openbaar vervoer of het autoverkeer kunnen medewerkers vroeger beginnen met hun werkzaamheden en tot later door blijven gaan. Ze kunnen ’s avonds van de werkplek meteen aanschuiven aan de eettafel.’

Werkzaamheden buiten kantoortijden

Een bijkomend voordeel is volgens Boekman dat bij grote calamiteiten, waarbij het kantoor onbereikbaar is of zelfs uitgeschakeld raakt, medewerkers vanuit huis toch aan het werk kunnen gaan. ‘Ook is thuiswerken ideaal op het moment wanneer werkzaamheden buiten kantoortijden moeten worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld implementaties en uitwijktesten in het weekend of ’s ochtends vroeg.’

Met deze invoering van het nieuwe werken worden de medewerkers niet alleen flexibeler inzetbaar maar wordt het volgens Boekman ook mogelijk om per medewerker een hogere productiviteit te bereiken. ‘Bijkomend voordeel is dat op het kantoor minder werkplekken nodig zijn. Ook wordt er door minder te reizen het openbaar vervoer en het autoverkeer, en daarmee ook het milieu, minder belast.’

Afspraken over resultaat

Kees Wiegers stuurt liever op de output van medewerkers en maakt afspraken over het resultaat. ‘Stel gewoon een proef voor om te zien of productiviteit beter is. Stuur daarbij regelmatig updates van uitwerking ter review door. Zorg ook dat je tijden afspreekt waarop je bereikbaar bent en dan ook echt bereikbaar bent. Maak vervolgens afspraken om bijvoorbeeld eens per week op kantoor met collega’s af te stemmen.’

Lars van Zon kan zich in de aanbevelingen van zijn collega-experts vinden en geeft tot slot een voorbeeld uit zijn beroepspraktijk bij T-Systems International. ‘De afdeling waar ik voor werk, bestaat uit een internationaal team, en dat geld ook voor de projectteams. Bij ons is thuiswerken zeer gangbaar, alhoewel er collega’s zijn die regelmatig werken op kantoor. Van één van de kantoorlocaties zijn er ook medewerkers die dat zo goed als nooit doen. Men kan dat zelf bepalen, en dat is goed.’