We worden allemaal steeds meer ‘schermwerkers’. Met steeds meer tablets, e-readers en smartphones, allemaal met steeds betere beeldkwaliteit, doen we meer via onze schermen dan ooit tevoren. Dit geldt zeker voor ‘screenagers’, de jongere generatie die is opgegroeid met de schermen van sociale media en mobiele toestellen om zich heen. En toch merken we dat papier nog steeds een belangrijke rol speelt in onze werkomgeving en -gewoonten. In een onderzoek dat Epson in 2015 liet uitvoeren bij ruim 3600 Europese kantoorwerkers blijkt dat 88 procent van de werknemers minstens eenmaal per dag iets afdrukt, en dat die groep gemiddeld 21 items per dag afdrukt, goed voor zo’n 83 pagina’s in totaal.
Waarom drukken we eigenlijk nog steeds zo veel af? Willen we gewoon af en toe eens van het scherm weg kunnen kijken? Of is er een meer wetenschappelijke verklaring voor onze liefde voor papier? Verwerken we informatie op papier anders dan op scherm? Voor een snelle scan of doorlezen van informatie is het lezen op scherm al een volwaardige optie. Maar telkens opnieuw merken we, zowel in scholen als in kantoren, dat mensen papier verkiezen als het aankomt op doordacht en zorgvuldig lezen.
Rapporten, brochures, e-mails en bijlagen
Op de werkplek worden vooral rapporten en brochures afgedrukt: zij vormen samen 16 procent van alle afgedrukte items op een gemiddelde werkdag. Dit lijkt logisch: deze items zijn vaak volgestouwd met tekst, en bovendien dienen ze vaak als ondersteuning van beslissingen en moet de tekst dus grondig worden gelezen voor een goed begrip van de inhoud. Bovendien zijn rapporten en brochures vaak externe documenten, die vaak extra aandachtig worden bekeken en bewerkt.
Bijlagen bij e-mails (15 procent) en, verrassend genoeg, e-mails zelf (14 procent) worden ook vaak afgedrukt. Met de gestage stroom van e-mailverkeer – recent onderzoek heeft uitgewezen dat we in 2015 gemiddeld 122 e-mails per dag ontvingen – hoeft het niemand te verbazen dat belangrijke e-mails en bijlagen worden afgedrukt als ze extra aandacht vergen.
De voornaamste redenen die worden genoemd om items af te drukken zijn: om (uit) te delen (53 procent), om ze te lezen (44 procent) en om ze te bewerken en/of van commentaar te voorzien (41 procent). Die laatste reden blijkt geen overbodige luxe: 61 procent van de werknemers gelooft dat de kans om fouten te maken groter is bij het bewerken van een elektronisch document dan bij het bewerken van een afgedrukte tekst.
Beet hebben = begrijpen
Dit is deels te verklaren doordat we teksten op papier niet-lineair kunnen doornemen, en dat we gemakkelijk van de ene pagina of paragraaf kunnen schakelen naar de andere. Schermtechnologie kan die tactiele ervaring momenteel niet evenaren, zelfs niet met ‘flip books’ of met doorbladerbare online pdf-magazines.
Volgens sommige wetenschappers volstaat het zelfs om het papier te voelen om al een beter begrip te bereiken dan met dezelfde tekst op het scherm. In een onderzoek uit 2011 noemen wetenschappers Gerlach en Buxmann dit fenomeen ‘haptische dissonantie’, waarbij letterlijk het verband wordt gelegd tussen iets begrijpen en ‘iets beet hebben’.
Minder afleiding
Het probleem met lezen op interactieve toestellen is ook dat je sneller dreigt afgeleid te worden. Terwijl we een tekst nalezen, kan er een e-mail op het scherm floepen, of we kunnen in de verleiding komen om even op het internet te gaan, dat letterlijk slechts een muisklik of vingerbeweging verwijderd is. Als we op papier werken, is die afleiding minder aanwezig, en zijn lezers dus minder geneigd om te gaan multitasken. Dit is ook gebleken uit een onderzoek bij studenten: 90 procent van de studenten zei dat ze waarschijnlijk zouden multitasken tijdens het lezen op scherm, maar wanneer ze werkten met een papieren tekst was dit slechts 1 procent.
Uiteindelijk moeten we zelf beslissen wanneer we het beste op papier werken en wanneer op scherm. Maar om de futuroloog Jack Uldrich te citeren: ‘elke technologie heeft unieke en tastbare voordelen, en dat is voor papier niet anders. Waarschijnlijk is papier het beste medium ooit bedacht om informatie weer te geven, te delen en te verspreiden’. We mogen dus met vrij grote zekerheid stellen dat papieren documenten ook in de toekomst essentieel zullen bijdragen aan de efficiënte van de medewerkers.
