Bedrijven zijn vandaag de dag onvoldoende klaar voor collaboration technology. Bij die technologie draait het om samenwerking tussen werknemers dankzij digitale tools als video-, messaging- en conferencing-platformen in de cloud.
Altijd en overal vergaderen via mobiele toestellen? Vooral middelgrote ondernemingen begrijpen het belang van video conferencing en andere cloud-gebaseerde tools. De voordelen zijn talrijk: het leidt tot betere beslissingen, de reiskosten dalen en het management werkt efficiënter. Door de hogere flexibiliteit van mobiele applicaties stijgen ook de sales fors, want verkopers bereiken nu prospects van over de hele wereld in no time zonder dat ze zich moeten verplaatsen. Kortom, mobiele samenwerking resulteert in meer efficiëntie, productiviteit en uiteindelijk ook winst. Tenminste, als het goed zit met de bedrijfscultuur. En daar wringt het schoentje wel eens.
Cultuuromslag
Om de integratie echt te doen slagen, moet iedereen er natuurlijk voor openstaan. In de eerste plaats de top van het bedrijf, maar zeker ook de afdelingshoofden. Die worden vandaag onvoldoende betrokken bij de nieuwe manier van samenwerken. En dat is jammer, want zij bepalen voor een groot deel het succes van samenwerkingstechnologieën. Je vindt als onderneming ook best een antwoord op schijnbaar tegengestelde belangen. It opteert bijvoorbeeld voor de verdere uitbouw of optimalisatie van een bestaand pakket en hr vraagt om een nieuw web-platform. Het is dus belangrijk om alle neuzen in dezelfde richting te krijgen en alle afdelingen bij het project te betrekken.
Je zult ook jongere werknemers moeten meekrijgen met je verhaal. Die zijn vaak early adopters. Ze groeiden op met interactieve tools en hun verwachtingen liggen hoog. Maar het management gelooft – onterecht – dat de cloud veiligheidsrisico’s inhoudt en bouwt te veel restricties in. Dat gaat ten koste van de user experience en jongeren kiezen dan liever voor hun vertrouwde tools.
Technische integratie
Cultureel klaar zijn voor digitale samenwerking is één ding, maar de technische integratie vormt ook nog altijd een uitdaging. Je moet die toestellen natuurlijk nog integreren in een vaak verouderde structuur. Dat zorgt wel eens voor compatibiliteitsproblemen. Interne gebruikers van een video conferencing-systeem maken ook graag verbinding met externe gebruikers van freeware video software.
Helaas verloopt de setup vaak gecompliceerd en brengt die kosten met zich mee. Migratie in de bestaande it-infrastructuur en de samenwerking om dit te bereiken is dus een belangrijk aandachtspunt. Externe dienstverleners als managed service providers (msp) of cloud service providers (csp) kunnen hierbij helpen.
Marie del Marmol, cio bij Insight Belux
