Met alle hedendaagse ontwikkelingen is het huidige concurrentieklimaat met recht dynamisch te noemen. Om de concurrentie bij te blijven of zelfs voor te zijn, moeten bedrijven daarom zo snel mogelijk inspelen op de behoeften van hun klanten. Communicatie met die klant is daarvoor essentieel. Unified communications & collaboration-oplossingen (ucc) helpen bedrijven bij het snel en efficiënt vormgeven van de kanalen waarmee ze communiceren met hun klant. Want alleen door hun communicatiekanalen optimaal in te richten, kunnen ze zo snel mogelijk inspelen op klantspecifieke behoeften.
Ucc-oplossingen verbinden de verschillende kanalen binnen een bedrijf, zodat medewerkers efficiënter kunnen samenwerken via het netwerk. Interessant voor bedrijven met meerdere filialen en waar teamleden zich op verschillende plekken bevinden, maar het verbetert ook samenwerking met partners, dienstverleners en klanten buiten het bedrijf. Zo verlagen ucc-oplossingen beheerkosten en verhogen ze mobiliteit.
Maar de introductie van ucc is niet louter een technologische aangelegenheid; tijdens de implementatie moeten de ict-afdeling, hr en de directie hun krachten bundelen. Pas dan zullen de voordelen – zoals besparingen op reiskosten door de inzet van video- en samenwerkingsoplossingen – zich doen gelden en uw bedrijf werkelijk concurrentievoordeel bieden. Vier tips om de implementatie te vereenvoudigen.
Combineer data-, spraak- en videotoepassingen
Het aantal medewerkers dat ook buiten kantoor werkt, blijft groeien, en de technologieën die voor werk en privé worden ingezet lopen steeds meer door elkaar heen. Moderne telefoonsystemen zijn geïntegreerd met bedrijfsdatabases en -applicaties en zorgen ervoor dat medewerkers met elkaar kunnen chatten, leveren aanwezigheidsinformatie en ondersteunen medewerkers niet alleen op kantoor, maar ook onderweg of op de werkplek thuis.
Door diverse programma’s naadloos met elkaar te integreren – zoals aanwezigheidsinformatie, uitwisseling van chatberichten, telefoongesprekken, videoconferences en de mogelijkheid om gelijktijdig documenten te bewerken – geeft u uw telecommunicatiesysteem een upgrade en maakt u een einde aan communicatiebarrières. En waarom stoppen bij de bedrijfsgrenzen? ‘Federation’ maakt multimediacontact mogelijk tussen bedrijven, waardoor ucc-systemen ook bedrijfsoverstijgend zijn in te zetten.
Hanteer een uniforme ucc-strategie
Voordat ucc-oplossingen te implementeren zijn, moet het management van tevoren een uniforme ucc-strategie gedefinieerd hebben. Voor zo soepel mogelijke en intuïtieve communicatie, is naadloze integratie van alle in het bedrijf aanwezige communicatiediensten een voorwaarde. Dit zorgt ervoor datucc snel binnen uw organisatie wordt omarmd en onderdeel gaat uitmaken van de dagelijkse praktijk.
Het bieden van een oplossing voor het gemeenschappelijk bewerken van bestanden binnen het bedrijf (’team collaboration’) is al een uitdaging op zich, maar projecten moeten ook steeds vaker in samenwerking met externe partners en klanten worden uitgevoerd. Hiertoe moeten veilige (ISO 27001) sync & share-oplossingen worden ingezet die voldoen aan de eisen van opdrachtgevers, taken en rechten toekennen, en alle activiteiten vastleggen.
Betrek medewerkers tijdig bij het proces
De introductie van een ucc-oplossing vraagt standaard om een verandering in het gedrag van uw medewerkers. Zij vormen een belangrijk onderdeel van het ucc-project en moeten daar van meet af aan bij worden betrokken. Wijs ‘friendly users’ aan die de nieuwe communicatieoplossing testen in de proeffase en u van waardevolle feedback kunnen voorzien. Geef daarnaast alle medewerkers een training die hen leert hoe ze met ucc moeten omgaan.
Op deze manier ontdekken ze snel de voordelen van de samenwerkingstechnologie. Begeleidende workshops en het betrekken van uw medewerkers bij implementatie van nieuwe oplossingen, vormen de sleutels tot succes. Laat u daarom tijdens dit proces ondersteunen.
Gebruik de ucc-oplossing actief
Stel taakgebaseerde werkplekpakketten beschikbaar die zijn afgestemd op de benuttingsgraad en individuele voorkeuren. Hierbij kunt u denken aan het gebruik van verschillende headsets, speciale bureautelefoons in plaats van soft clients, of verschillende types camera’s voor videoconferencing. Het mag geen optie zijn om geen gebruik te maken van het samenwerkingsplatform. Het belangrijkste aspect van de introductie van een ucc-platform is namelijk om voor een verandering te zorgen in de samenwerking tussen collega’s, partners en klanten voor meer efficiëntie en voor emotionele betrokkenheid.
Om gebruiksgemak en acceptatie te verhogen, zouden alle ucc-componenten grotendeels automatisch moeten opstarten bij het inschakelen van de pc, zodat er geen afzonderlijke aanmelding nodig is (single sign-on). Daarnaast is het van belang dat de ucc-oplossing in het bedrijfsbrede groupware-systeem is geïntegreerd (bijvoorbeeld Microsoft Outlook of IBM Lotus Notes). Dat betekent dat zaken als redenen voor afwezigheid in Outlook automatisch resulteren in profielwijzigingen in de ucc-aanwezigheidsstatus en dat het overeenkomstige doorschakelprofiel (bijvoorbeeld voicemailbox ‘niet bereikbaar’) wordt geactiveerd.
Unified Collaboration
Als u deze tips in gedachten houdt bij de introductie van ucc binnen uw onderneming, zult u snel genieten van de voordelen die hieruit voortvloeien. Op korte termijn verbeteren ucc-oplossingen uw bereikbaarheid, en op de lange termijn verlopen uw bedrijfsprocessen sneller en onderbrekingsvrij. Dat leidt uiteindelijk tot efficiëntere en soepelere communicatie, minder frustratie en tijdverspilling voor alle partners, en meer emotionele en persoonlijke betrokkenheid. Unified collaboration biedt uw bedrijf de kans om sneller in te spelen op de behoeften van de klant en om blijvend succesvol te concurreren.
