Meer dan honderdduizend bezoekers vinden jaarlijks de weg naar het stadhuis van Mechelen en het administratieve Huis van de Mechelaar. Om de burgers en leveranciers vlot en persoonlijk de weg te wijzen beschikt het onthaalteam nu over hedendaagse technologie. De toegang tot het stadhuis gebeurt via de Nextel Virtual Reception die de bezoeker meteen de weg wijst en met de juiste partij in contact brengt.
Efficiënt, persoonlijk onthaal stellen de burgers, leveranciers en occasionele bezoekers van de stad Mechelen op prijs. De meeste administratieve diensten zijn daarom samengebracht in het hedendaagse Huis van de Mechelaar. In het aanpalende stadhuis vinden onder meer ceremonies en politieke kabinetten plaats. Om de verandering in goede banen te leiden en bezoekers de weg te wijzen, koos Mechelen voor één overkoepelend onthaalsysteem waarbij het onthaalteam meerdere toegangen beheert.
Optimalisatie en brede openingsuren
‘Mensen bellen vaak nog aan in het stadhuis, hoewel ze met hun vraag eigenlijk in het Huis van de Mechelaar terecht moeten. In het stadhuis krijgen de kabinetten vaak ’s avonds bezoek. En voor de recepties en ceremonies moeten externe leveranciers vlot naar binnen kunnen’, vertelt Ranja Van Asbroeck, projectcoördinator bij de Stad Mechelen.
‘Dankzij de Virtual Reception kan het onthaalteam de burgers nu probleemloos doorverwijzen of binnenlaten. De herschikking van het bestaande onthaalteam laat bovendien toe om ruimere openingsuren aan te bieden en ook op afspraak te werken. Het persoonlijk onthaal in het Huis van de Mechelaar en het onthaal per telefoon of via de virtual reception zijn bovendien opgesplitst voor een maximale efficiëntie.’
Toegang ook na de kantooruren
De toegangscontrole aan de virtual reception is decentraal opgezet, zodat leveranciers en bezoekers van de kabinetten meteen hun juiste contactpersoon aan de lijn krijgen. ‘Zij kunnen, eventueel na een visuele controle via de camera, de deur ontgrendelen en de betrokken persoon opvangen. Zo vermijden we dat een onbekende onbewaakt toegang kan krijgen tot het gebouw – in het bijzonder ’s avonds. Voor een optimale flexibiliteit werkt het systeem ook via de pc met een videofoon-app en via een mobiele telefoon.’
‘We hebben veel aandacht besteed aan het beginscherm, om het echt intuïtief te maken. We hebben ook uitgebreid gecommuniceerd naar de betrokken medewerkers. Na een proefperiode van twee weken met de virtual reception én een klassieke onthaaldesk, konden we al volledig omschakelen. De twijfels die velen hadden over het systeem, waren even vlug van de baan.’
Samenwerking
Bij de installatie en de omschakeling kreeg Nextel te maken met liefst vier betrokken teams: ict, gebouwenbeheer, communicatie en uiteraard het onthaalteam. Terwijl de onthaalzuil erg eenvoudig is in gebruik, moet het systeem meerdere koppelingen maken – onder meer met de bestaande telefooncentrale, met het interne computernetwerk en met het toegangscontrolesysteem dat de buitendeuren bedient. Dit maakt de integratie relatief complex.
‘In de beginfase zijn we tegen enkele onvoorziene struikelblokken aangelopen, die voor wat oponthoud hebben gezorgd. Nextel heeft op die situaties snel gereageerd en uiteindelijk werkt alles naar behoren’, evalueert Bart Permentier, verantwoordelijke voo gebouwen bij Stad Mechelen. ‘We zijn tevreden met het resultaat, zelfs in die mate dat we ondertussen de vraag bestuderen of we dezelfde oplossing ook kunnen installeren in het Ondernemershuis Mechelen.’
‘Het was onze eerste ervaring met Nextel als leverancier. We kwamen bij hen terecht na een online zoektocht naar mogelijke leveranciers. Er zijn al bij al weinig partijen die dit aanbieden. De begeleiding door onze accountmanager was uitstekend en op het resultaat zijn we best wel trots.’
