De ict-afdeling van het Luxemburgse Ministerie voor onderwijs (Centre de gestion informatique de l‘éducation: CGIE) zet sinds kort electronic shelf labeling (ESL) met grote ePaper displays in voor de lesruimtes en vergaderkamers. 'Voor docenten die bij ons een cursus komen volgen is het fijn om in één oogopslag te kunnen zien of ze bij het juiste lokaal zijn. Maar ook intern is het handig', zegt Christian Goebel, manager informatica bij het CGIE.
Het CGIE is in 2013 opgericht door een fusie van de dienst informatica van het ministerie en het centrum voor onderwijstechnologie, dat grotendeels hetzelfde werk deed. In het najaar van 2015 verhuisde het CGIE naar de Campus Walferdingen, die eerder delen van de Universiteit Luxemburg huisvestte. Deze verhuizing bood een goede kans om de eigen ict-infrastructuur te moderniseren.
Binnen de ict-afdeling van het Luxemburgse Ministerie voor onderwijs (Centre de gestion informatique de l‘éducation: CGIE) werken veel mensen die de laatste ontwikkelingen in de ict op de voet volgen. Toen bekend werd dat een aantal afdelingen van het ministerie zou verhuizen naar een nieuw pand, ontstond het idee om electronic shelf labeling (ESL) met grote ePaper displays in te zetten voor de lesruimtes en vergaderkamers. Het CGIE gaf Lancom Systems, specialist in netwerkoplossingen, de opdracht om de ePaper displays en de noodzakelijke infrastructuur te leveren.
Proef
‘Toen Lancom ons voorstelde om in ons nieuwe pand met digitale informatiebordjes naast de deuren te gaan werken, wilden we daar eerst meer over weten’, herinnert Christian Goebel, manager informatica bij het CGIE zich. ‘We besloten om in ons oude pand een proef te doen met een ePaper display voor één van de vergaderruimtes. Onze medewerkers vonden het makkelijk om met het systeem te werken en we zagen meteen de vele voordelen van de oplossing. Daarom hebben we vrij snel besloten in ons nieuwe pand twintig ruimtes met digitale informatiebordjes uit te rusten. Later hebben we ook een ander pand uitgerust met ePaper displays naast de deuren. In totaal hebben we nu 58 displays in gebruik.’
De keuze voor de oplossing van Lancom was vrij vanzelfsprekend voor Goebel: ‘We kenden Lancom al geruime tijd als leverancier van onze access points en hebben niet overwogen met een andere leverancier in zee te gaan. Door de keuze voor displays van Lancom wisten we zeker dat ze goed te combineren waren met onze access points.’
Techniek
Draadloze ePaper-oplossingen maken digitale informatie geschikt voor diverse toepassingen. Zo kunnen ze op de schappen in winkels worden geplaatst om product- en prijsinformatie te tonen. Ook worden ze steeds vaker gebruikt als display naast de deur van bijvoorbeeld vergaderruimtes, zoals bij het CGIE. Omdat ze gekoppeld kunnen worden aan een agendasysteem maken ze het delen van ruimtes door meerdere gebruikers eenvoudiger. Het is niet meer nodig om de facilitaire dienst in te zetten voor het reserveren van de ruimte, medewerkers kunnen dit zelf.
De ePaper displays zijn ook bij daglicht goed te lezen. Ze gebruiken heel weinig stroom, waardoor de ingebouwde batterij lang mee kan. De bordjes communiceren in dezelfde Wi-Fi 2,4 GHz-band, maar gebruiken verschillende kanalen. Door deze technologieën te combineren in één access point, zijn er minder netwerkelementen nodig, verbruikt de oplossing minder stroom en is het beheer eenvoudig.
De voorbereiding
Het CGIE kende Lancom Systems al als leverancier van Wi-Fi-oplossingen. Het Benelux-team van de Duitse netwerkspecialist was sinds mei 2014 met de directie in gesprek over de aanleg van draadloze netwerken op alle scholen voor primair onderwijs als onderdeel van de ‘eduWiFi’-campagne. Nadat dit project begin 2015 naar tevredenheid was afgerond, werd er voor het eerst over de ePaper-oplossingen van Lancom gesproken.
Op het moment dat het CGIE besloot tot een proef met ePaper, had Lancom Systems in Duitsland al veel ervaring opgedaan met de relatief nieuwe techniek. Voor het Benelux-team was de opdracht van het CGIE het eerste project dat met ePaper displays werd uitgevoerd. Daarom was een Duitse field engineer van Lancom nauw betrokken bij de voorbereiding en de uitvoering van het project.
De installatie
Zodra het nieuwe pand van het CGIE ingericht kon worden, ging de technische ploeg aan het werk. Twintig van de les- en vergaderruimtes in het nieuwe pand mochten worden uitgerust met ePaper displays. De installatie leek vlot te verlopen. Maar toen het tijd was voor de eerste testen van de installatie, bleken de displays toch niet naar behoren te functioneren.
Al snel ontdekte de technische staf van Lancom wat de oorzaak van de problemen was: alle twintig displays bleken te zijn aangesloten op dezelfde netwerkpoort. De datastroom werd hierdoor als het ware door een veel te nauwe flessenhals geperst.
Om dit probleem op te lossen werden de displays eerlijk verdeeld over alle beschikbare poorten. Nu er meer ‘rijbanen’ gecreëerd waren, konden de benodigde data heel eenvoudig naar de verschillende ePaper displays gestuurd worden.
De praktijk
‘Onze lesruimtes worden telkens voor andere groepen ingezet’, zegt Goebel. ‘Voor docenten die bij ons een cursus komen volgen, is het fijn om in één oogopslag te kunnen zien of ze bij het juiste lokaal zijn. Maar ook intern is het handig. Medewerkers die even met een collega willen overleggen, kunnen nu direct zien of een lege ruimte daadwerkelijk vrij is en wanneer ze plaats moeten maken voor de volgende gebruiker.’
Sinds jaar en dag worden de vergaderruimtes bij het CGIE door de medewerkers direct via Outlook geboekt. Het bleek heel gemakkelijk om de ePaper informatiebordjes bij de ingang van de ruimtes hieraan te koppelen.
Goebel is heel tevreden over de oplossing. ‘Vanaf de oplevering van ons nieuwe pand, werken ze uitstekend. Eén keer hebben we problemen gehad. Dat was in maart van dit jaar. De ePaper displays kregen toen geen nieuwe informatie meer binnen. Ze bleven de informatie tonen van de laatste bijeenkomst waaroverheen nog wel een update gestuurd was.’
Het probleem bleek veroorzaakt te worden door de server waarop de ePaper Server draait. Waarschijnlijk doordat die een Java update had uitgevoerd. Ook hiervoor vond de technische staf van Lancom snel een oplossing. De ePaper Server software werd geüpdate en de digitale informatiebordjes waren direct weer geheel bij de tijd.
Conclusie
Digitale technologie doet zijn intrede op alle vlakken van de samenleving. Vreemd genoeg zijn er soms nog ‘analoge eilanden’ in verder volledig gedigitaliseerde omgevingen. Naast papier, dat nog steeds een grote rol blijft spelen op kantoor, zijn analoge labels één van de dinosauriërs uit het pre-digitale tijdperk. Zeker in organisaties waar veel kamers verschillende gebruikers hebben is dit heel onhandig. Het analoge eiland is in wezen een analoge drempel in de digitale workflow. Met de inmiddels bewezen techniek van ePaper en de desbetreffende infrastructuur is hier redelijk eenvoudig verandering in te brengen. Dat maakt dit voorbeeld van het CGIE wel duidelijk. Het valt dan ook te verwachten dat deze displays een standaardonderdeel van de digitale infrastructuur in bedrijven en bij de overheid gaan worden.
