Het is ontstellend. Meer dan een derde van de software die door ondernemingen is aangekocht, wordt nooit gebruikt. Dat blijkt uit de recente studie ‘The Real Cost of Unused Software’ van het Britse onderzoeksbureau 1E. Alleen al in de Verenigde Staten zou dat een ‘verlies’ van ruim dertig miljard dollar zijn in weggesmeten investeringsgeld.
Meest genoemde software-aanbieders zijn Microsoft, Attachmate, Adobe en Autodesk. En mag het verbazen, het geldt niet alleen voor grote corporate ondernemingen maar eveneens voor kleinere bedrijven. Eerder kwam ook al aan het licht dat acht op de tien Europese bedrijven niet optimaal gebruik maakt van de aangekochte bedrijfssoftware.
Dat software-oplossingen vaak te omvangrijk zijn is duidelijk. Hoeveel van de Microsoft toepassingen wordt er effectief gebruikt? Mogelijk niet eens de helft, zo goed als zeker nog minder. Nieuwe updates nemen ook steeds meer ruimte in beslag. Vroeger werd dat het Wintel-syndroom genoemd. Bill (Gates) kwam op de proppen met een nieuwe Windows versie, Andy (Grove) moest voor krachtigere Intel oplossingen zorgen. Op die manier hielden biede grootmachten zich decennialang in stand.
Ongebruikte software zou op een eenvoudige manier moeten kunnen verwijderd worden. Automatisch zelfs. Het zou best helpen om de securityproblemen in te dijken, minder tijdverlies bij updates en patches en wie weet zelfs digitale innovatieve oplossingen versnellen, aldus het rapport ‘The Real Cost of Unused Software’.
Audits zijn een must
Regelmatige audits van de gehanteerde bedrijfssoftware zijn dan ook een must. En dat kan je als cio of it-verantwoordelijke maar best zelf uitvoeren, voordat de Microsofts of Oracles van deze wereld hun gieren uitzenden op zoek naar verdoken licentiegebruik. Die licenties kosten handenvol geld en vaak worden bijkomende toepassingen geactiveerd zonder dat cio’s op de hoogte worden gebracht. En ga het dan later maar eens uitleggen aan de cfo als daar plots een bedrag geëist wordt van dertig miljoen euro. Voor sofwarelicenties waarvan je niet eens wist dat ze gebruikt werden.
Vaak wordt er dan een deal gemaakt tussen de leverancier en het betrokken ‘slachtoffer’. Die dertig miljoen euro licentiegeld hoeft niet betaald te worden, maar je moet dan wel voor hetzelfde geld nieuwe producten of diensten afnemen. Het overkwam wat cio’s in mijn omgeving. Vaak staan ze dan met de billen bloot in het directiecomité en wordt hun positie ondermijnd omdat ze de kosten niet hadden voorzien.
Transparantie is dus bijzonder belangrijk, ook van de leverancierskant. En software die niet gehanteerd wordt moet verwijderd worden. Ook dat kan dus geautomatiseerd worden door de leveranciers. De software-industrie is nu volwassen geworden. Het wordt tijd dat ze haar verantwoordelijkheid neemt.
