Cio’s focussen nog altijd te veel op de fysieke it-omgeving, de hardware in het bedrijf zélf. Nochtans kaapt software een almaar groter deel van de it-budgetten weg. Dé uitdaging? Een doordachte software licensing-strategie conform de reële noden van het bedrijf.
Het accent op de moderne it-omgeving wijzigt in snel tempo en verschuift van hard- naar software, van interne infrastructuur naar externe dienstverlening. Bedrijven streven dan ook best naar een optimale it-budgettering met sam (software asset management). Een coherent softwarebeheer levert een fikse besparing op, vermindert de administratie en verhoogt de bedrijfsefficiëntie. Maar wat betekent dat juist in de praktijk? Bekijk je sam nog als een stelletje geeks die alleen opduiken bij de eerste de beste vendor audit? Hoog tijd voor een ommezwaai.
Van eenvoudige contracten naar complexe licensing
Het pad van de cio liep lang over rozen: hardware-contracten boden voldoende overzicht, zowel voor de aankoop als voor het onderhoud. Bij software en cloud services ligt dat anders, want je krijgt te maken met complexe licentie-contracten. Cio’s moeten zich door een bos van regels worstelen, en de bepalingen wijzigen dan ook nog eens om de haverklap.
Software licensing afstemmen op reële bedrijfsnoden
Uit een audit blijkt meestal dat er onvoldoende is nagedacht over een coherent aankoopbeleid door tijdsgebrek of het ontbreken van een lange termijnvisie. Gevolg? Een wildgroei aan programma’s en licenties. Bedrijven schaffen bijvoorbeeld de dure Pro-licentie aan terwijl ze alleen de Home-toepassingen gebruiken, een behoorlijke verspilling. Daar liggen dus enorme mogelijkheden voor de cio: bestaande en toekomstige software beter afstemmen op de reële behoeften van het bedrijf en de budgetten efficiënter benutten. Cio’s met een slim licentie-beleid besparen geld en tijd dankzij een betere toepasbaarheid van de middelen.
Flexibele volumecontracten
De cio van de toekomst zorgt voor een naadloze integratie van alle licenties en contracten met data in de bestaande bedrijfsstructuur. Een grote uitdaging ligt ook in het onderhandelen van flexibele volumecontracten die ruimte laten voor bijsturing en uitbreiding. Doel? Inspelen op de bedrijfsnoden van dat moment.
De meeste bedrijven functioneren vandaag nog in een hybride it-omgeving maar het aandeel van de cloud groeit. Cio’s zullen dus ook meer contracten met cloud-leveranciers onderhandelen in de komende jaren. Een nieuwe focus die om een gestructureerde en doordachte aanpak vraagt. Prioriteiten? Veiligheid én conformiteit.
SAM in de praktijk
Hoe ziet een werkbaar software asset management eruit in de praktijk? Eerst worden de bestaande applicaties en noden van het bedrijf in kaart gebracht met een grondige analyse of audit. Welke software is aangekocht en welke pakketten worden echt gebruikt? Voor welke pakketten is een maintenance contract afgesloten en wordt daar dan effectief gebruik van gemaakt? En welke licenties zijn afgesloten voor welke termijn?
Op basis van de antwoorden op die vragen bepalen specialisten een licentiepakket in overeenstemming met de bedrijfsbehoeften en met voldoende speelruimte. De cio speelt zo makkelijk in op nieuwe bedrijfsprocessen of -ontwikkelingen.
Marie del Marmol, country manager bij Insight Belux
