Elke supply chain manager kan geconfronteerd worden met grote rampen zoals een verwoestende bedrijfsbrand, een totaal mislukte oogst of een vernietigende aardbeving die een leverancier plots doet verdwijnen. Hoe erg en onvoorspelbaar deze scenario’s ook zijn, het zijn de meer alledaagse verstoringen die op termijn een grote impact hebben op de bottom line van een bedrijf.
Goed leveranciersbeheer staat slechts een zeer kleine foutenmarge toe. Dat is waarom inkoopmanagers steeds meer focussen op de kwalificatie van de leveranciers en hoe deze laatste zich inpassen in de bedrijfspolitiek. Karakteristieken op vlak van financiën, betrouwbaarheid en kwaliteit moeten voldoen aan de vooropgestelde eisen. Daarnaast is het eveneens van belang om sluitende en betrouwbare contracten af te sluiten met de leveranciers en de performantie ook van nabij op te volgen. Hierna geef ik wat meer detail bij deze drie domeinen.
Verbeteren van de leveranciers evaluatie
Het evalueren van leveranciers kan een zeer arbeidsintensieve taak zijn. Het bepalen of een leverancier al dan niet producten of diensten kan leveren is slechts een klein gedeelte van de oefening. Er wordt nu meer en meer onderzocht of een leverancier financieel betrouwbaar is en voldoet aan de regelgeving van de industrie en van de geografie waarin geproduceerd wordt.
Bedrijven worstelen vaak met de lange lijst van criteria en kwalificaties die moeten uitgestuurd. Daarnaast is het verwerken van de data voor zowel potentiële als bestaande leveranciers meestal tijdrovend en moeilijk. Maar nieuwe oplossingen, vooral cloudapplicaties, kunnen hier bijdragen in het efficiënter beheren van deze evaluaties.
In deze applicaties kunnen inkoopteams snel en efficiënt vragenlijsten samenstellen door gebruik te maken van bibliotheken met standaard vragen. Integratie van interne informatie (bijvoorbeeld van interne medewerkers die met de leverancier werken) en extern beschikbare bronnen kan het evalueren van een leverancier aanzienlijk beter worden onderbouwd. Tijdens de periode waarin met een leverancier wordt samengewerkt, worden aanvullingen en wijzigingen op een efficiënte manier aangebracht door interne medewerkers of door de leveranciers zelf via een leveranciersportaal. Herinneringen om te evalueren of wanneer bepaalde documenten dreigen te vervallen worden automatisch aangemaakt en naar de juiste persoon gestuurd.
Verbeteren van de contract opvolging
Het gebruik van een gestandaardiseerd contract management proces voor nieuwe en bestaande leveranciers draagt wezenlijk bij in het beheren van de mogelijke risico’s. Het valt nog regelmatig voor dat bedrijven telkenmale opnieuw van een blanco blad starten wanneer een contract wordt opgesteld met een leverancier. De gevolgen hiervan kunnen inconsistente contracten met mogelijk ontbrekende clausules of niet conforme bepalingen zijn. Typisch zijn in deze situatie ook de lange goedkeuringsprocessen die hieraan verbonden zijn.
Met moderne leverancierscontract applicaties kunnen bedrijven op een efficiënte manier contracten aanmaken en beheren rekening houdend met de geldende bedrijfspolitiek. Enkele voorbeelden hiervan zijn het gebruik van een vooraf goedgekeurde bibliotheek van T&C’s, het verplicht maken van bepaalde clausules, het flexibel integreren van specifieke variabelen in de contracten, enz. Op deze manier worden de inkoop medewerkers eveneens vrijgemaakt van repetitieve administratieve taken en kunnen ze zich concentreren op de leveranciers evaluatie en analyse.
Makkelijker opvolgen van leveranciers performantie
De meeste inkoop managers zien het strikt opvolgen van leveranciersperformantie als een sterk wapen tegen onderbrekingen in de supply chain. Daarom wordt meer en meer geïnvesteerd in analytische toepassingen die door gebruik te maken van indicatoren het mogelijk maken om nauwkeurig de performatie te monitoren en te waarschuwen wanneer een leverancier dreigt in de problemen te komen. Een vroege dergelijke waarschuwing betekent een echt voordeel in de supply chain ondersteuning.
Het monitoren van performantie met specifieke kpi’s en het vergelijken met budgetten en benchmarks maakt het mogelijk om snel afwijkingen en mogelijke risico’s te onderkennen. Dit geeft dan voldoende tijd om een alternatieve leverancier te zoeken of de juiste maatregelen te nemen. De moderne cloud applicaties geven makkelijker toegang tot dergelijke informatie, gebruiken de ingebedde analytisch functionaliteit en hebben de mogelijkheid om deze informatie makkelijk op mobiele toestellen aan te bieden. Natuurlijk zullen deze analytische data eveneens gebruikt worden in de selectie van leveranciers. Performantere leveranciers zullen in het algemeen meer contracten krijgen dan minder presterende. Enkele voorbeelden van analyses en kpi’s in de rechter screenshot.
Wees voorbereid op het onwaarschijnlijke
Zelfs de meest waakzame supply chain manager kan soms naast de signalen van een potentieel probleem zien. Sommige disruptieve gebeurtenissen kunnen zo snel escaleren dat zelfs het meest wendbare team hierop niet kan inspelen. Maar moderne cloud gebaseerde oplossingen kunnen wel degelijk helpen in het vroeg onderkennen van een probleem en op die manier potentiële onderbrekingen vermijden en zorgen voor een vlot lopend proces.
