Effectief bottom up veranderen met Kanban

Het nadeel van de top down aanpak bij klassieke verandertrajecten is dat veel tijd nodig is voordat een goedkeuring wordt gegeven door het management en het veranderproject daadwerkelijk kan starten. Bij een Kanban veranderaanpak gaat je uit van wat er is en start je bij de medewerkers. Je werkt bottom up om in kleine stapjes effectief te veranderen. Een Agile-aanpak voor veranderen. Klinkt mooi, maar hoe werkt dat in de praktijk? Een voorbeeld.

In dit artikel beschrijf ik hoe ik een veranderproject op een bottom up manier uitgevoerd heb met behulp van Kanban. Doel van de verandering was om de samenwerking te verbeteren tussen de ondersteunende kwaliteits- en procesfuncties in de organisatie. Daarbij paste een Kanban aanpak, omdat die begint vanuit de medewerkers en de huidige situatie. Er was voldoende ruimte voor samenwerking in de organisatie maar die werd nog niet benut.

Bottom up de samenwerking verbeteren

Het kwaliteitsteam was een nieuw multidisciplinair team, samengesteld met kwaliteits- en procesmedewerkers uit verschillende afdelingen. Als coach begeleide ik hen bij het verbeteren van de onderlinge samenwerking. De manager van dit team gaf medewerkers volop ruimte om zelf hun werkwijze te kiezen, hij vertrouwde op hun professionaliteit.

Uitgaande van de teamdoelen koos het team specifieke veranderingen uit die ze vervolgens zelf gingen doen. Ik begeleidde de inhoudelijke discussies en zocht met de teamleden naar praktische oplossingen om samen te verbeteren. Ook zorgde ik ervoor dat er niet te veel veranderingen tegelijk werden uitgevoerd (WIP!) en dat veranderingen die gestart werden ook werden afgemaakt (stop starting, start finishing!).

Er waren regelmatig sessies waarin de medewerkers en hun managers kennis en ervaringen deelden. Problemen in de samenwerking werden geïdentificeerd, besproken en samen aangepakt. De feedback in deze sessies bevorderde het continue verbeterproces. De medewerkers en hun managers leerden elkaar beter kennen, er ontstond onderling begrip en inzicht in de verschillende werkwijzen en men leerde van elkaar.

De Kanban aanpak zorgde voor effectieve verandering:

• Kanban zorgde voor inzicht en zichtbaarheid van de verandering. De openheid creëerde vertrouwen bij alle betrokken.
• Met Kanban kwam de verandering vanuit de medewerkers. Er werd niets opgelegd wat in eerdere trajecten vaak het geval was.
• De verandering ging beheerst, in kleine stapjes. Kanban zorgde ervoor dat de organisatie niet overladen werd.
• De kleine stapjes van Kanban zorgden ervoor dat resultaten van de verandering eerder zichtbaar werden. Dat stimuleerde de verbetering.

Het samenwerkingsinitiatief groeide en trok aandacht in de organisatie. Het was begonnen in de ontwikkelafdeling, nu kwamen er mensen bij vanuit de opdrachtgeversafdeling en vanuit beheer, die ook mee wilden doen. Uiteraard, wees welkom en doe mee, samen kunnen we de gehele keten effectief veranderen!

Effectief veranderen met Kanban

Kanban helpt organisaties om bottom up hun agility te verhogen. Omdat je met Kanban de mens centraal stelt is de kans dat ze veranderen groter dan bij top down trajecten, waar de verandering vaak als opgelegd ervaren worden. Er is minder weerstand en sneller resultaat.