Softwareaanbieders zien in toenemende mate dat veel organisaties niet het juiste aantal softwarelicenties of het juiste type licentie kopen voor hun gebruikers. Soms weten ze ook niet precies welke exacte licentiebehoefte er op een bepaald moment is. Ik zie dan ook dat de meeste softwareaanbieders hun auditactiviteiten in de laatste jaren flink hebben opgeschroefd.
Wanneer een organisatie niet door de audit heen komt, leidt dit tot ongeplande kosten die behoorlijk kunnen oplopen. Het is ook slecht voor de reputatie van de organisatie als bekend wordt dat hun licentiebeheer niet op orde is.
Voor it-afdelingen is het dan ook belangrijk om hun it-omgeving overzichtelijk te houden en na te gaan of ze beschikken over de juiste licenties. Echter, het overzicht hierop houden is de laatste jaren ook steeds complexer geworden. Dit komt vooral omdat steeds meer mensen werken vanaf verschillende locaties met verschillende apparaten en een groot aantal verschillende applicaties. Daarnaast zijn licentiestructuren soms onoverzichtelijk en niet altijd transparant, denk bijvoorbeeld aan benodigde onderliggende technologische licenties voor bepaalde SaaS-applicaties.
Om deze problemen voor te zijn, moet de gehele organisatie hier proactief mee om gaan. Nog te vaak zie ik een reactieve houding bij it-afdelingen of dat het management zich niet voldoende om het licentiebeheer binnen de organisatie bekommert. Naar mijn mening is licentiebeheer een essentieel bedrijfsproces dat de afdeling overstijgt. Er zou een top-down strategie voor ontwikkeld moeten worden om te allen tijde compliant te zijn en voorbereid te zijn op audits.
SAM-oplossing
Dankzij een passende sam-oplossing, kunnen it-afdelingen een beter overzicht krijgen van de licentiebehoefte en het licentiegebruik. Daarnaast kunnen zij controleren of het licentiegebruik compliant is met wat contractueel is afgesproken met de softwareleveranciers. Het proactief kunnen genereren van het compliance-rapport door middel van één druk op de knop is daarbij van essentieel belang. Op deze manier wordt het beheren van licenties een lust in plaats van een last!
Goed proactief en geautomatiseerd licentiebeheer bespaart kosten. Bij het ontbreken hiervan zien wij vaak dat bijna een kwart van alle software die organisaties aankopen nooit wordt gebruikt. Goed licentiebeheer en een bijbehorende sam-oplossing helpen organisaties ook om efficiënter te worden, doordat software automatisch en via één systeem wordt aangevraagd, goedgekeurd, beheerd en verwijderd. Effectief en efficiënt licentiebeheer leidt ook tot grotere tevredenheid en een hogere productiviteit bij werknemers. Wanneer werknemers snel toegang kunnen krijgen tot de software die ze willen en mogen gebruiken, wordt de gebruikerservaring beter. Tot slot, verhoogt het reduceren van levertijd de productiviteit. Dit komt doordat vooraf bekend is wat voorhanden is of wat (bij)besteld moet worden.
Kortom, als organisatie ontkom je niet aan software-audits. Je kunt je er wel op voorbereiden, mits de bedrijfsprocessen daarop zijn ingericht en mits de juiste SAM-oplossing wordt gebruikt.
Jaap Blankevoort, general manager Benelux bij Matrix42
ICT-beurzen
Computable.be is hoofdmediapartner van de gecombineerde ict-beurzen Infosecurity Belgium, Storage Expo en The Tooling Event op woensdag 15 en donderdag 16 juni te Brussels Expo. Matrix42 is te vinden op stand 03.E096.
