Ook in de eerste maanden van 2016 blijft het thema 'het werk van morgen' de aandacht van bedrijven opeisen. Al meerdere jaren bestuderen analisten en experts de manier waarop technologie onze manier van werken gaat veranderen. Organisaties beginnen vandaag te beseffen in hoeverre die veranderingen een directe weerslag gaan hebben op elke bedrijfsafdeling. Dit leidt tot nieuwe uitdagingen.
- Een diverse actieve bevolking: in 2015 bracht onderzoeksbureau Pew aan het licht dat ‘Generation Y’ in de VS voortaan het belangrijkste deel van de actieve bevolking uitmaakt, vóór de babyboomers. Die Millenials – ook wel digital natives genoemd – voelen zich kiplekker met technologische evoluties. Vergeleken met de babyboomers onderscheiden ze zich ook door hun leermethode. Bedrijven staan dus voor een dubbele uitdaging: ze moeten hun opleidingsprogramma’s en -supports die bedoeld zijn om technologie vlotter ingang te laten vinden, herwerken tot een model dat in de smaak valt bij Generation Y, en daarnaast moeten ze oog hebben voor mobiliteit door gebruiksvriendelijke interfaces en applicaties aan te bieden.
- Virtuele teams: de technologische vooruitgang op domeinen als communicatie en mobiliteit heeft de muren van de klassieke onderneming gesloopt. Steeds meer werknemers zijn mobiel en overleggen met collega’s in de hele wereld. De meest performante bedrijven hebben middelen gevonden die hun werknemers efficiënter doen werken door telewerk en samenwerking met de andere leden van het virtuele team te bevorderen, en dit via een brede waaier van eenvoudige collaboratieve tools en uitrustingen.
- De gedeeltelijke digitalisering: vele ondernemingen implementeren oplossingen die een gedeelte van het businessproces digitaliseren en automatiseren, terwijl een ander gedeelte manueel blijft en papieren documenten gebruikt. Het is mogelijk om nog verder te gaan, deze processen volledig te digitaliseren om efficiënter te werken en tegelijk de evolutie van de communicatievoorkeuren van de gebruikers te volgen.
- Een wildgroei van informatie: volgens Gartner zullen tegen 2020 meer dan 25 miljard geconnecteerde toestellen in gebruik zijn. Het directe gevolg is een explosie van data en informatie. Ondernemingen hebben dus als missie oplossingen te vinden om die kostbare informatie te exploiteren ter verbetering van beslissingsprocessen. Het jaar 2015 werd gekenmerkt door belangrijke data-inbreuken. Ook bescherming en beveiliging van privégegevens van gebruikers worden dus een enorme uitdaging.
- De it-erfenis: de bestaande informatica-infrastructuren zijn complex en moeilijk moduleerbaar. Dit remt de ontplooiing van de nieuwe technologieën die onmisbaar zijn voor de evolutie van de werkomgeving.
Lijken deze hindernissen onoverkomelijk? Toch is het cruciaal dat de ondernemingen bepaalde businessprocessen of -domeinen laten evolueren in plaats van te proberen heel hun organisatie te transformeren. Met deze aanpak kunnen ze de best practices uit hun ervaring overnemen en toepassen op de andere sectoren van de onderneming.
ECM-oplossingen
Weet u niet waar u moet beginnen, probeer dan het essentiële element van uw activiteit te evolueren: informatie en data. Oplossingen voor contentmanagement bestaan al vele jaren. Ze verbeteren de informatiestroom binnen een organisatie. Vele systemen bieden nieuwe versies aan, specifiek bedacht om ondernemingen te helpen het werk van morgen aan te pakken en de vijf zopas geschetste uitdagingen aan te gaan.
De nieuwe ecm-oplossingen (‘enterprise content management’) moeten intuïtief en vlot hanteerbaar zijn, opdat het voor alle werknemers – ongeacht hun profiel – weggelegd is om er snel en correct mee te leren werken, zonder hulp van de it-afdeling. Zo boeken ze meteen forse vooruitgang in hun toegevoegde waarde. Als aan deze voorwaarden wordt voldaan, kunnen de ecm-tools de uitvoering van taken vergemakkelijken door rationalisering, versnelling en 100 procent digitalisering van businessprocessen op basis van gebruik van papier. Zo verbeteren ze de productiviteit en de efficiëntie.
Zodra de ondernemingen het digitale volledig omarmd zullen hebben, zullen de ecm-oplossingen aan werknemers de tools verschaffen die vereist zijn om de diversiteit en de aanzwellende overvloed aan essentiële data te organiseren, te beheren en te analyseren, terwijl de samenwerking met virtuele teams en mobiele gebruikers veel eenvoudiger verloopt. Beveiligingsfuncties maken het voor ondernemingen mogelijk om welbepaalde medewerkers en afdelingen toegang te geven om hun klantgegevens beter te beschermen, en beter te voldoen aan de geldende reglementeringen. De ecm-oplossingen blijken ook rendabeler als ze voldoende moduleerbaar zijn om zich aan te passen aan de businessprocessen die eigen zijn aan elke structuur, en voldoende flexibel om zich te ontwikkelen tegen dezelfde snelheid als de onderneming.
Pierre Collette, marketing director bij Xerox BeLux.
