Ik kwam onlangs bij een klant die niet bepaald een unieke vraag had, namelijk hoe wij hem kunnen helpen met de postverdeling en -verwerking. Deze vraag leeft enorm onder organisaties, vooral in het mkb merk ik. En niet alleen in België (waar ik vandaan kom) maar ook dus in Nederland waar ik ook geregeld ben.
Elke organisatie heeft te maken met inkomende post. Bij het ene bedrijf loopt degene die de post doet een rondje door het pand en brengt iedereen zijn post. Bij andere bedrijven wordt de post juist gedigitaliseerd en intern verstuurd. Maar ik merk dat dit nog geen gemeengoed is en dat er veel vragen over bestaan. Want hoe richt je dit in? Wanneer heb je er voordeel van?
De eerste slag kan je maken door de facturen van de overige post te scheiden. Dit kan heel gemakkelijk door eerst handmatig de reclamefolders, brochures en dergelijke te scheiden van de te digitaliseren post, zoals facturen, brieven, offertes, et cetera. Deze post kan vervolgens gescand worden op een multifunctionele printer. Deze kan worden uitgerust met speciale software die drie categorieën herkent: 1. Inkomende facturen 2. Post die veelvuldig voorkomt en waarbij je criteria kunt aangeven, zodat de software deze post herkent. Denk bijvoorbeeld aan een supermarkt die offertes binnenkrijgt per post. 3. Overige post waar nog geen criteria voor aangemaakt is, omdat hier te weinig post voor binnenkomt.
Wat gebeurt er dan erna?
Bij de derde categorie dient de post handmatig verwerkt te worden, bij de tweede categorie gaat de post meteen naar de juiste afdeling of het juiste proces in. De offerte die bij de supermarkt binnenkomt, zal dan bij de inkoopafdeling terecht komen. Het kan zelfs verder geautomatiseerd worden zodat bepaalde offertes bij de juiste inkoper terecht komen. Denk bijvoorbeeld aan een offerte over melkproducten die direct terechtkomt bij de inkoper die verantwoordelijk is voor alle zuivelproducten. De facturen uit de eerste categorie worden met krachtige ocr-software in een specifieke workflow gezet. Alle relevante data (factuurlijnen, -nummer, btw-bedrag, eindbedrag, et cetera) worden dan uit de factuur gelicht. Enerzijds om goed te kunnen inboeken en anderzijds om makkelijk te kunnen betalen.
Deze beschrijving laat zien hoe de binnenkomende post meestal geautomatiseerd wordt: scannen met speciale software. Maar hoe kunnen we dit vereenvoudigen, zodat herhaalde activiteiten simpel kunnen worden uitgevoerd?
Tegenwoordig heb je daar geen grote scanners meer voor nodig, maar de meeste multifunctionele printers op de markt hebben deze scanmogelijkheid wel. Sommige daarvan zijn uitgerust met apps die de workflow nog simpeler maken. Ik verwijs graag naar mijn vorige blog (Don’t be an app hole).
Die klant van eerder gaat met bovenstaande informatie aan de gang. Overigens had hij ook een vraag die wel uniek is: hoe kan ik mijn medewerkers op ons hoofdkantoor en in de drie extra vestigingen vlotter en zonder zorgen laten printen vanaf de nieuwe tablets die wij nu gebruiken voor het verwerken van alle reeds gedigitaliseerde verzendnota’s? Alles loopt over een hosted server en de tablets zijn uitgerust met het meest recente Android 4.4-besturingssysteem. Een interessante uitdaging waar ik in een volgende blog verder op in zal gaan.
